如果上述方法不管用,另一種解決的方法是:對愛說話的參與人,問一些只需回答「是」或「不是」的問題,然後,很快地就向其他參與人發問一個可自由發揮意見的問題。下面是一個例子:
主持人:慢著,郭凱,你是說我們不該採用新的工作進度表嗎?
郭凱:不,我沒有……
主持人:我只是想弄清楚這一點,你是不贊成新的工作進度表嗎?
郭凱:嗯,不!可是……
主持人:王瑞,你覺得如何呢?
這個方法只有在發言人一再地重複陳述自己的意見時,才可使用。
另一種手法是利用總結。主持人的兩大職責是摘要及綜合所有的意見。如果你打斷一個人發言以便匯總成綜合意見,很少有人會認為這是一種攔阻。當你做完總結以後,只須指向另一個參與人發問就可以了。
若所有的方法都失敗廠,你只好盡可能有技巧地、直接指示他停止發言,你可以這樣說:「希望你停止一下,因為你說的這點很重要,我希望聽聽他人的意見。」或者「對不起,你一連串提了好幾個問題,在進一步討論之前,我想先談談有關責任的問題。在座的其他人對責任有什麼看法?」。「你能待會兒再談下一個問題嗎?
其他的人還沒有發表意見的機會呢!我想先聽聽他們的意見,待會兒再回來聽你的好嗎?」
不可使用「莫名其妙」、「愚蠢」、「沒知識」、「太幼稚」等輕蔑的字眼。
在討論各種看法時,最好不要用「意見不同」這個字眼。當你說「很顯然,劉爾和王麗二人,對這個人事問題的看法和意見不同。」這句話時,你並投有解釋問題,反而加深了二人的敵對性。你應該指出二人意見相同之處,而不是相異之處。
同時,你可以從一致看法或共同觀點,來創造出新的、更大的、全體的和諧。也就是強調理性的概念,避開感情,以免受性格或偏見的影響。不要怕意見不合或辯論,更不要掩飾它們。有時候一味地平息辯論,對需要解決內部衝突的群體而言,反而會造成傷害。如果主持人願意幫助每個人瞭解其他人的觀點,衝突會比較容易解決。瞭解和認同的意義並不相同,但是當人們瞭解為什麼意見相左之後,會比較容易接受具有建設性的意見。
更困擾的一種情況是,當你發現自己與某人或整個群體處於衝突或意見不合的狀態。如果你是有權簽發他們工資,或具有制裁權力的領導人,遇到這種局面,一定會感到彆扭。下面提供給你一些建議,告訴你如何去應付不贊成你意見的人。
最好的處理方法之一,就是聽他說,仔細地、客觀地聽。由於你自己有不同的看法,可能會使你不想聽;但是如果你肯聽,你就可以瞭解他的想法。當你聽的時候,不要試圖尋找對方的錯誤,應該注意你和他的想法有哪些相同的地方。你可能會發現,你們相同的地方比想像的多,在你回答之前,先清楚地重述對方的觀點,並確定你的重述會使他感到滿意;這種作法可解決很多意見不合,而無須再作進一『步的討論,因為我們所聽到的和對方旨意之間常有很大的差距。
你回答的時候,態度要盡量和善,請注意你的非口語信息。比如說,你的面部表情,可能會透露出你的惱怒或不愉快。要以客觀而且成熟的態度來討論你們的差異。明白表示你的立場,並以證據和理由支持你的論點;靠職位、權力壓人或損毀他人的地位及自尊心,並不能使自己的意見變成真理,而且這種作法將使你的損失多於收穫。最好彼此能夠互相妥協。而最重要的,在陳述與支持自己的看法前,要從對方的立場來考慮他的看法。
開門見山
先表明你的意圖。為了能使對方知道你說話的重點,最好是一開口就向對方表明你的目的。
有些人在表明自己的目的之前,總是先講一大堆理由,這樣,對方根本很難知道你到底是在講什麼。
有時候,因為你在說出你的目標之前,在別的事情上已講得太多,因此,對方在將他們的全副精神花在你那冗長的開場白後,雖然你的話題已轉入了核心問題,他們卻已提不起精神繼續聽下去了。
因此,一開始就要將你想說的那些重要的事情先講出來。至於為什麼要那樣講的理由,你可以稍後再慢慢說出來。
比如說,你召集你的所有部下開會,要告訴他們你對他們執行工作時的一些新規定。這時候,你最好是會一開,就先告訴他們那些新規定,然後再告訴他們為什麼要那樣做的理由。
如果你把順序顛倒了,先花費一個多小時的時間去說明你為什麼要制定那些規定的理由,等到你要說出那些規定的主要內容時,他們老早就把注意力轉移到別的事物上去了,哪還有心情去聽你要說些什麼?
促使對方思考
如果你想讓對方能夠充分地瞭解你話中的意思,最好的辦法就是設法使他們思考。
可是,在通常的情況下,聽話的人是懶得去思考的。那怎麼辦呢?只有由你主動地去促使對方思考。如何促使對方去思考呢?現在,我們就來談談這一個問題。
促使對方思考的三個方法
1.提出質問
質問,能夠刺激一個人的大腦去思考。
在談話時,你要尋找適當的機會,常向對方提出質問。而且,要養成每過三十秒便提出一次質問的習慣。
人在被別人質問時,就會開始思考。同時,為了能夠回答你的質問,對方一定要注意去聽你談話的內容。所以,提出質問,也就是讓對方集中其注意力去聽你說話的最有效的方法。
質問,並不是說一定要在對話開始之後才可以提出,你也可以在對話之前,先向對方提出一些與對話內容有關的問題,讓對方去思考,並且讓他們對你即將要談的內容,事先有一個概括性的認識。
當你進入了對話的階段後,你要找機會多向對方提出質問,使對方能夠保持其注意力繼續去聽你談話。
當然,在對話完畢之後,你仍然可以向對方提出質問,比如說,你可以問問對方:「你對我剛才所說的話,有什麼意見」?」你是不是另外有更好的看法?」等等。
2.讓對方提出質問
質問,能夠使對話中的雙方互相傳達情報,以及發洩其心中的感情。
當團體中的一些人向你提出質問時,你就可以知道,他們對你所說的話,已經發生興趣以及關心。不過,你不可以一直等待著他們自動地向你提出質問,相反地,你要設法使他們向你提出質問。
至於如何使對方提出質問呢?我想,有三個方法你可以試一試:
1讓對方知道:你很歡迎他們提出質問。
有些人最怕自己提出質問時,對方會感到不高興,因此不大敢提出質問。
為了破除這種心理上的障礙,最好在對話開始之前,先向對方表示:你很歡迎他們提出質問,並很樂意回答他們所提出的問題。
關於提出質問的適當時機,我認為不必讓對方等到你的談話全部結束之後再提出,而是在你談話中,只要對方認為有問題就可以立即提出。否則的話,說不定等你結束談話時,對方早已把所要提出質問的內容忘得一千二淨了。
有些人會讓對方將他的質問寫在紙條上,然後再提出來。我想,這不是一個聰明的辦法,因為有不少人會嫌它太麻煩。
當然,有些比較內向的人,不敢在大眾面前口頭提出質問,怕問錯了會讓別人譏笑,如果是這樣,讓他把質問的內容寫在紙條上再提出來,也未嘗不是一個可行的辦法。
2設法讓其中的一人先提出質問。
在團體中,總是有一些比較內向的人不敢提出質問。只要你設法讓較外向的人提出質問,那麼,其他的人也就敢陸續地提出質問了。
3讚揚對方的質問。
你可以向提出質問的人說,他所提出的質問很有研究的價值、很有見識及深度;這樣,對方會覺得很高興,而其他的人由於看到別人受到鼓勵,因而也會紛紛提出不同的質問。
還有一種更巧妙的稱讚法,就是問問其他的人,如何去回答他所提出的質問。這樣,你既不必親自回答對方的質問,同時也在暗示:它的確是一個值得去仔細研究的問題。
這一種稱讚法,其效果可能比直接稱讚對方來得更大。
3.回答對方的質問
當對方提出質問後,你必須當場回答他的質問。
你要簡單明瞭地回答他的問題,並問他是否對你的回答感到滿意。
如果他感到不大滿意,他就會再提出質問。
當你答完他的問題後,最好是也提出一些反質問。比如,你在答完他的問題後,可以向他這麼說:「這是我個人的看法,不知道你贊不贊成?」或者是:「通常是這樣的,不過,我不知道你足否曾遇到例外的情況?」
由於你的反質問,對方就不得不繼續去思考。
總之,你要讓對方有思考的機會,這樣,他才會對你的談話產生興趣。
對於無關聯的話,也要盡量容忍
我們大家都知道,團體是由各種各樣不同的人所組成的,就因為這一個緣故,團體中的每一個分子對某些問題的看法可能會不盡相同。
如果你知道了這一點,那麼,當團體中的某些人說了些你認為是與討論的主題無關聯的話時,你也要容忍,不要叫他們閉嘴,使他們難堪。
有些人認為,在開會時如果有人說了一些脫離主題的話,便會影響到會議的進行或會場的氣氛,所以就禁止他們再說下去。
其實,這種做法是不對的。想想看,如果你不讓別人利用發言的機會發洩其內心的感觸,那麼輪到你在說話的時候,他們還會心甘情願地恭聽你所說的話嗎?在嚴肅的會議當中,一些無傷大雅的題外話,有時候還能緩和緊張的氣氛,反而有助於會議的進行。
因此,對於適度的題外話,我們要有容忍的風度才行。
反覆地表達你的意見由於人類的能力是有一個限度的,所以,你想只講一次話就要讓對方徹底地瞭解,是很難的。事實上,只聽你講了那麼一次話,對方對於你所要表達的真意,所瞭解的可能不會太多。
因此,在對話時——尤其你所面對的是一個團體——你要設法反覆地表達你的意思。
不過,有一點要注意的是:不要使用同樣的詞語去反覆地表達。否則太單調廠,會使對方感到厭煩。
比如說。你可以先將你的想法告訴對方,然後再向他們敘述你產生那種想法的經過,這樣就等於是反覆地表達了一次。之後,又提起第三者對你那一種想法所抱的反應,這樣,等於又再次地重複了你所想要表達的內容。當你用了各種方法反覆地表達了你的意思之後,最好能夠再用簡單的幾句話,將你所重述的內容歸納一下,使對方更容易瞭解它的要點,這樣,他們就不會忘記你所說的話了。
有些人可能會認為,這樣反覆地述說同樣的一件事,是很浪費時間的,可是,人類的思考力和學習能力是薄弱得那麼可憐,所以除了這樣做之外,還有什麼其他的辦法呢?