一位好的主持人將能控制會議朝預定的方向走，同時他也要留意控制時間，有效地利用每一分鐘。但控制的工作也包括避免會議進行得太快。當你在做上述工作時，也許會有人埋怨你干涉得太多了。在這種情況下你一定要留意自己的態度，批評者很可能是因為不滿意你的控制方式，而並非不滿意控制本身。如果他們明白，你是為了組織著想，希望使討淪更民主而且更富有效率，他們就不會做過分的批評了。
在討論進行當中，我們應注意「某一項目已達到足夠的討論：的信號。失去興趣和離開主題都是該停止討論的徵兆。這時候主持人應作結論來結束討論，並且很自然地移轉到下一個議題，同時並徵求是否還有其他意見，以及大家是否願意進行下一個議題。
發問的藝術與技巧
發問類型可分好幾種：有一種是有關「事實的發問」。凡是尋找事實或情報的問題，及尋找某一廣泛問題的事實答案，都屬此類。例如，「這個問題是什麼時候發生的？」」多少人牽連在內？」」災難發生的時候、誰正在工作？」……諸如此類。
另一種是「解釋的發問」。是指為探詢有關事實或情報之意的問題。例如，「你怎樣解釋那件事……」，「我們怎樣解釋這篇財務部門交來的報告？」。
還有一種是「價值的發問」。是在要求對方的意見和判斷。例如「這個問題有多嚴重？」就屬於此類，因為「多嚴重」是一個牽涉到價值判斷的說辭。通常在回答這類問題的時候，對方可能引證一些事實或情報，以支持自己的論點。因此，主持人一定要能夠辨識出意見和事實間的差異。這一類的發問還包括：「這個新計量如何？」、「你為什麼覺得這是最好的？」、「這會解決我們的問題嗎？」、「我們應該接受對手的條件嗎？」等等。
在討論過程中，有關事實的發問在早期階段最有效，因為這一階段是以分析問題為重點。但在末期階段為衡量解決方案以達成最佳決策時，則最常使用判斷價值的發問。至於解釋的發問，在整個討論過程中，都是不可或缺的。
發問方式又可分為一般性的和反語性的二類。一般性的發問則是用以引發討論的開場白，希望參與人中有某些人能就擬討論的議題提出意見並進行討論。這種發問方式也可以用來做歸納當時所發表討論意見的一種方法。這一類發問包括：「我已經說過我的意見，有沒有人持其他的看法呢？」或「我們已從很多角度討論過。這個問題，我們大致上已經有了可行的方向了，沒有人會反對我做個結論吧？」等等。
而反語性的發問則是用來啟發思考，而不是用來尋求特定答案的。這種發問多半用來引發參與人的興趣，引起他們集中注意力，或者建議他們從其他的角度深入探討。這種發問包括：「毫無疑問，我們已享受了富裕的日子，但是如果目前的經濟情況繼續下去的話，我們應該如何去適應呢？」、「員工參與管理，就理論上而言是合理的，但我始終有幾點懷疑，員工到底要參與決策到什麼程度？
這能不能算是部分民主？」、「我們能確定員工不會侵犯到管理階層的權力嗎？」反語性發問一般都以聲明或陳述開頭，比如：「參與管理聽起來很好……」，而後接著提出一個問題或相關問題，雖然這種發問並不要求立即解答，但卻是以後群體慎重討論的重心。
主持人不要墜入對每一個意見都加以評論的陷阱，因為這會阻礙參與人自由地交流意見。一般而言，參與人會有意識地對主持人發問，而較少對群體發問。當主持人不願回答某些問題時，他可以以提出問題的方式進行「反擊」或轉向發問。所謂「反擊發問」，就是指用問題反問發問人的一種技巧。當你不想馬上將你的答案提供給對方，而希望讓對方自己設法尋找解決辦法之時，可以採用這種技巧，這是你促使群體解決問題的好辦法，因為群體，尤其包括有你的下屬參加在內，總是有接受上級意見的傾向，而不願自己去另找答案。當然，你也要留心不要過度使用反問的技巧。如果是要查詢較具邏輯性的資料，或是只有某一個人才知道某些資料時，反問是不合適的。
現舉一例：湯平遇到了一個難題，由於他一向太依賴別人幫忙作決策，所以他就來向你求助他該怎麼做。如果他是在開會時向你發問，你可以這樣反問他：「湯平，你這個問題很值得研究，但是，由於你對這個問題的接觸較多也比較熟悉，我想，依你過去的經驗，你覺得怎樣處理最妥當呢？」注意，這段話並不是放下湯平的問題，而是尋求問題作客觀的評估並提高湯平的地位。在這種情況下，湯平不難提出各種建議，其他的人也可以幫忙修正或支持他的建議。
轉向發問與反擊發問很相似，只不過改變了反問的對像，也就是反問發問人以外的人，或反問整個群體。當你知道發問人不能提供自己滿意的答案時，可以用這種辦法。假定在上例中，湯平問了一個問題，你知道湯平是個新手，不太可能知道有效的答案，於是你就問：「湯平提出的是一個很重要的問題，有人能幫助他解決嗎？」
另外一個辦法，就是把問題指向曾經處理過類似問題並有經驗的人。你可以說：「湯平提了一個很重要的問題。艾全，在你當夜班主任時，不是也遇到這種情況嗎？你那時是怎麼解決的？」當你做這樣方式發問時，應先確定發問人的需要，要避免造成發問人的心理負擔，同時不可傷害他的自尊心。
除此以外，大家不妨參考一下下面所談到的提出問題的10大技巧。
除了上述的幾種發問方式外，你可以為其他目的而採用各種變相發問技巧。但很多主持人，不顧及實際情況，總是用同樣方式來發問。想想看，當主持人不斷地用反問及改變方向發問是多麼乏味的事！所以為了避免單調起見，請記住下列幾種變相發問方式：
可用來試探對方瞭解情況程度的發問。
例如，「你的意思是說，有的部門職員太多，但有的部門職員卻太少，因此，有些部門的工作量不勝負荷，是不是這樣呢？」
幫助群體瞭解組織的政策及做法的發問。
例如「我承認我們對這一類問題，一向是這樣處理的；我只是在想，我們以往為什麼要這樣做？」
你提出一個對全體員工和部下都有影響的計劃，你曾對這個計劃花了很多心血，但你知道它還有缺點，你把計劃提出來對大家說明過後，希望得到一些建議。
那麼，你可以這樣說：「基本上，我認為這個計劃很健全，但我想它一定有缺點，只是我沒有發現。由於這個計劃對我們都很重要，有沒有人有更好的意見？」這樣有效發問的秘訣，是在於你真心期望獲得建議，而且你的心胸寬大，不會懷恨或拒絕他人的修正建議。
當群體遇到一個前所未有的問題時，提示每個人回想過去的背景是會有幫助的。
你可以說：「這真是一個新的經驗，我們從事這一行這麼久了，我不記得曾否遇到過這種問題，你們有過處理這類問題的經驗
嗎？」這樣，可以使參與人注意到問題的特質，從而集中精力思考類似的情況，進而解決問題。
如果群體在討論一連串相關的問題，但卻沒什麼進展。
你可以這樣說：「我們已經討論了好幾個重要的問題，事實上，我們一直在這幾個題目上繞圈子，而沒有提出解決方案。那麼，你們覺得哪一個是我們該先解決的核心問題呢廠如此來，群體會考慮該集中討論某一個問題，而不是去探討所有的問題。
如果討論的只是表面現象，而不深入。
那麼你可以說：「我們已經談了好幾件事，但是我們只是在談它的徵兆而不是在淡它的原因。各位覺得真正的原因到底是什麼？」請注意你在作這種發問時，不可指責任何人，因為你與參與人應負同樣的責任。事實上，也不是只有主持人才可以這樣發問，而是任何人都可以這樣發問。
為了引起熱烈的討論，你可用煽動性的口吻說話。
下面的發問是最好的例子，「這項建議看起來很可行，但是如果我們只在—個部門實施，而不管其他部門，你以為你們可以承擔這種後果嗎？」或者「你以為實施『工作豐富化』計劃，就可以使那個部門效率提高嗎？」
有時候一個新提案已被詳細討論過，但主持人卻不能決定是否該立即實施。
這時候你可以問：「我們似乎都已相當瞭解這個提案的優點，不過我不太確定，我們是該現在就這樣做，還是再考慮一下，等下次開會再決定？」
你也可以用簡單問題來探測參與人的意見是否一致。
「我們已從各種角度來研討這個問題，而且似乎都已同意我們應該採取的行動，但是不是真的每一個人都同意呢？有誰還有疑問呢？」好的主持人不會以大多數的口頭同意為依據，而必須真正確定大家的意見一致，因為沉默並不表示贊成。注意一定要給參與人足夠的時間來回答你的問題。如果討論的氣氛很輕鬆，你也不太獨裁，參與人會很願意提出他們的疑問。
如果會議進行得很快。而且很快就達成了結論，但也許太快了。
你可以問：「我們似乎都同意該如此做，但是這將帶來很大的改變，我在想，我們是否能接受這種改變？我們可否回去考慮一個早期再來討論？」
如果你已經考慮成熟，決定朝某一方向去做，就不再用發問方式來試探，直接告訴他們就可以了。但是你若要他們考慮一下，就可以使用如此發問方式。既然使用發問方式，你就得準備接受他們的答案。
在討論的時候，你不僅要關心你該用的發問方式及其深人程度，更要具備問話的技巧；也就是在該問的時間，以正確方式對該問的人，發問該問的問題。發問除了可獲得情報外，還可促進溝通作用，幫助他人學習及增進彼此問的合作。
如何處理棘手的問題
在任何形式的會議的過程中。你都可能遇到一些令人不快的、笨拙的問題。其中之一就是有的參與人發言太長。此時，中止他的發言是很不明智的，因為這樣做會使他自己及其他參與人難堪，而且他人可能認為你很仲裁。在我們未決定如何處置他之前，讓我們想想看，他為什麼會有這麼多話。
首先，認真地聽他說話，你可以發現他的需要，而得到如何幫助他的線索。也許他希望被人尊重，也許他覺得別人沒有注意聽或不重視他。遇到這種情況，你可以在會外私下約他談並請他幫忙解決一些群體的問題，例如，請他幫助你使那些害羞的、不愛說話的參與人能踴躍發言。