乍看之下,被約見人起先好像完全回答了問題,但是「希望」和「預計」的意義是否相同呢?請看被約見人對後面問題的回答:
被約見人:噢!我的確希望能在本星期內完成,我們一定盡力而為。但實際上,我預計要到下星期二才能完成。
如果約見人沒有使用探測性問題,他是得不到實情的。請注意這位約見人的作法;他先接受不充分的反應,然後利用第二個問題轉回原來的目的。好的約見人不會拒絕第一個反應,他會接受;但緊接著,他會用另一種問題,誘使對方從另一個角度回答。上面的例子裡,被約見人不是不瞭解問題,也不是故意不好好回答,而可能是因為他在想著其他的事,而將「預計」與「希望」混淆了。
很多時候,不適當反應是由於被約見人「難以啟齒」而形成。這是因為被約見人對問題尚無具體意見或不願意馬上表示態度所致,上面就是這種情況的例子。韓森是組長,馬勝利是他的下屬。
韓森:大體上來說,你對現在的工作是滿意呢?或是願意調到新的部門去工作呢?
馬勝利:嗯,是這樣的……我不知道該怎麼說,現在的工作待遇還不錯,而且,嗯……我也喜歡這兒的同事,可是有的時候,你知道,這些工作很單調也很無聊,而且,我想,我覺得……你知道,我在這兒升得沒有我想像的那麼快。
韓森:你是覺得調也好,不調也好。那你還是沒做決定羅?
馬勝利:是啊!我是真的還沒決定,這真是一個難題,我想,如果每個因素都納入考慮的話,我倒真想換換工作,尤其是如果那個工作有機會升到組長的話。
請特別注意這位約見人的「那你還是沒做決定羅?」這一句話,暗示他承認這件事有利有弊,同時也給予被約見人一個重新考慮的機會。上述是一種非引導式問話,很容易鼓勵進一步的討論;而引導式問話方式在此可能就不適宜了。
下面是一位刑警利用探測性問題,幫助一位搶劫案受害人回憶起出事經過的例子:刑警:好,羅傑先生,我知道當搶劫案發生時,你正在現場,你能告訴我究竟發生了什麼事嗎?
羅傑:噢,當然,我試試看。那個人進店以後,我根本沒注意到他,一直等他大喊:「把錢拿出來!」,我才發現他的存在。他揮動著一隻手槍,我這輩子也沒見過這麼大的搶!
刑警:你可以形容一下那個人嗎?他長什麼樣子?
羅傑:哦!老天,我不知道,我恐怕不大記得到底發生了甚麼事。
刑警:沒關係,你盡量想,任何你記得的事對我們都有幫助,你記得一些什麼呢?
羅傑;讓我想想看,他是中年人,很瘦,我不記得別的了,因為把我嚇死了,當我轉身的時候,他正好盯著我,把我嚇呆了!
刑警:我瞭解你的感覺,在這種情況下是不太容易記住當時的事情的,你說他看起來像幾歲呢?羅傑:我不敢確定,大概40歲到60歲之間吧?刑警:40歲到60歲之間,那你看,是比較像40歲呢?還是比較像60歲呢?
羅傑:我不知道,我記得他有些灰頭髮,可是不多,所以我猜他也許45歲左右。
這個刑警,以一連串的探測性問題,巧妙地幫助被害人羅傑回憶,終於使他描述出搶劫犯的年齡。
如果這個面談繼續,刑警還可能將會幫助被害人憶起更多更多的細節。這位刑警使用的手法是,先接受羅傑先生令人迷惑的答案,再表示他體諒羅傑先生的困難——要描述一個你在恐懼狀態中只見過幾秒鐘的人,是非常不容易的。
若探測性問題使用得法,約見人可以幫助被約見人很具體的說出他的感覺和觀察。良好的探測沒有評判的意味在內,既不稱讚,也不表示不滿,如此可使被約見人有良好的反應,而不致阻礙溝通。
招聘面試的技巧
開場
介紹自己和其他各位面試人。
說明面試的目的,此次面試的主要步驟和程序。
檢驗被面試人是否瞭解應聘的工作。
創造輕鬆的談話氛圍使面試人自由地敞開心扉。
中心部分
要特別注意提出問題的形式。提出發散性的問題,獲得信息就多,比如:
談談你上學時的情況和你的工作。
對此有什麼問題嗎?
你覺得……怎麼樣?接下來提一些客觀性或刺探性的問題以加深瞭解。
為什麼會這樣?
這種情況發生了幾次?
是如何發生的?
你認為原因在哪兒?
關於這一點能再說得具體些嗎?
請舉幾個例子。
很顯然要協調主觀與客觀問題的比重。主觀的問題過多,面試就顯得不連貫、不緊湊;客觀的問題過多面試又顯得像審訊。
帶有提問者本人傾向的問題對面試並無益處。他們大多以「你一定」……或「你沒……」開頭。大概多半以「你」開頭的問題都易引向面試人期望的答案。還應迴避的開頭詞是「當然了……」
另一種對面試無益的問題是那種把一系列問題糅合到一起,讓人不知回答哪方面好。這也就使回答者只答對自己有利的那方面。
承上啟下地開始新的話題:「這樣說來,你認為……?」不時地採用概括總結,特別是在面試的後半部分。這就給對方提供丁糾正或補充的機會,從而有助於正確理解事實真相。
聆聽的技巧
懂得聆聽是關鍵,我們不會聆聽別人談話已經到了令人吃驚的程度。在別人說話時,我們總想下一步該說什麼而不是傾聽並理解人家的意思。
怎麼況跟說什麼有時同等重要,沒說的話也是一樣。面試的人在聆聽,這就足以安慰被面試人,使他鎮靜下來。「他至少在聽」,這樣的話你聽到過多少次了?聆聽給面試人提供了時間。認真聽的話,他很可能發現某種危險信號,從而控制在心理上產生的相互影響。帶有鼓勵性的插入一句「請具體些」,也許會有成效。
提問舉例
缺乏經驗的面試人經常擔心問題都問完了又難以進一步刺探,為此提供以下問題以供參考,這不是說要照搬原句,它們是否有效應根據提問者的語調及頓挫而定。
(A)對學校/大學畢業生
所受教育——學校教育
你為什麼選擇你上的這些學校?
你怎麼看待學習成績?你的父母、老師怎麼看?
在學校你喜歡什麼?
有什麼是你不喜歡但卻不得不去做的?
你有哪些朋友?為什麼和他們交朋友?
(B)所受教育——大學本科/專科/職業教育
你考慮了什麼專業/科目,為什麼選擇了你所學的?
為什麼選擇了這所大學/學院?
回顧一下,如果選擇別的專業、別的地方是否更明智?
有沒有在假期打工從中學到了什麼?
對哪方面有興趣?
你負責些什麼?從中學到了什麼?
你是從什麼階段開始積極地考慮你的事業的?遇到哪些幫助?
關廠學習你懂得了什麼?
(C)家庭背景
從何時起你就住在哪兒?
搬家的原因是什麼?
家裡人口有多少?你在家裡的排行?
你父母是做什麼工作的?
你的兄弟姐妹都做什麼工作?
你和父母親、兄弟姐妹相處得怎樣?
(D)對已有工作經驗的人
(註:此處有許多問題與崗位分析的問題相同,其原因很明顯)
(E)一般工作經驗
從經驗上看,你從所做過的工作中真正學到了什麼?
地理位置、工作內容、工作夥伴和薪金對你是否意義重大?
你怎樣比較你所從事過的不同工作?它們在何種程度上充實了你?
你所夢想的工作是什麼?
你遇到了哪些困難?什麼使你感到為難?(F)上作情況
簡單地介紹一下公司以及你在其中的位置。
你工作的目的是什麼?
主要責任是什麼?
你所在原公司營業額等有多大?
你最經常的內聯和外聯活動的實質是什麼?
你有多少下屬員工和部下?
你如何領導下屬的工作?
工作面臨的主要挑戰是什麼?
可獲得哪些幫助/建議?
你大部分時間做什麼?
哪些工作最令你滿意?/哪些最令你不滿意?
你在動用資金、更新方法、提高質量和員工和部下方面有何權力?
你認為工作中主要成就/失誤是什麼?
你認為你工作得如何?
你與哪位同事相處融洽/不融洽?為什麼?
你為什麼離職/想要離職?(G)組織方面
你在xx公司時,什麼最吸引你/最不吸引你?
你如何看待他們的企業文化?
公司經營的長處和短處是什麼?你認為在經營/組織方面可做哪些改進?
企業面臨什麼樣的問題?
你們有哪些競爭對手?你們怎樣與他們競爭?你們的產品同他們相比怎樣?
壹、你如何看待公司在顧客、委託人、員工和部下中的信譽?
(H)興趣愛好
你的住所和單位裡有無娛樂項目?
你在xx方面花費多少業餘時間?
貳、在你的業餘活動中哪——項對你來說最重要?為什麼?
(I)家庭
你的妻子/丈夫/未婚夫的個人事業的發展和他們的願望對你未來的計劃有何重大影響?
你對孩子的教育問題有何打算?你希望給他們提供一個什麼樣的家庭?
三、你和其他親屬有何聯繫/義務?
(J)綜合
你已經看過了崗位描述,你隊為面臨的主要挑戰是什麼?
你將如何盡到責任?
你認為發動大家工作的最好辦法是什麼?
你期望從工作中得到什麼?
你的長遠目標是什麼?
你確立這些目標多久了?到目前為止有何進展?
你認為xx工作對自己有何益處?
你期望的薪金是多少?五年之後呢?
(4)困難重重的面試有時無論面試人如何努力營造氛都無濟於事,以下是三個如何處理的例子。
精神極度緊張的被面試者。最重要的是使被面試者精神放鬆。大可不必拘於常規,以類似於工作特性或工作環境這樣易於被面試人談論的話題開始面試。讓他談自己擅長的工作,更多地提供一些可供自由發揮的問題並安慰他們。快要結束面試時,盡可能讓被面試人概括達成一致的觀點。別替他們把什麼都說了。
處於被動的被面試者。面對一個話少的人,面試人可能忍不住多說起來,這種做法不可取。還是要提那些可供自由發揮的問題並鼓勵其多說。查找原因:這樣正常嗎?屬於自我保護嗎?他懼怕些什麼?有時的沉默無關緊要,留足夠時間思考和做出回答即可。提一些類似於「你認為……怎麼樣」或「你怎麼看待事物的發展?」的問題。也許他們對面試這種形式懷有牴觸情緒,要確保他們能正確理解面試的意圖和在工作或事業發展中的積極作用。
滔滔不絕的被面試者。儘管面試主要是聆聽被面試者,但有時作為面試人卻發現面對的是位話多且信口開河的人。關鍵是要掌握主動權,最好的辦法是提—些具體問題,並隨時準備態度溫和而又堅決地打斷說話者。可行的做法是使談話正式化並保持鎮靜。
(5)結束面試
請候選人補充並提問。
決定何時通知現僱主以及錄用後何時開始工作。
如需要可索取證明材料。
如需要體檢,通知候選人體檢安排。
告訴他們何時得到錄取通知。(要想知道他們是否應聘了其他工作或已被錄用,這就是個機會。)
說明交費手續。