中國古代有一句諺語，也與這個道理如出一轍：「百聞不如一見。」因此，如果你想讓聽眾快速而清楚明瞭地理解你表達的意思，那麼你最好是把自己談話的要點畫出來，使聽眾能夠看見。這就是新近故去的著名的國家資產註冊公司的總經理約翰帕特森演講成功的秘訣。他曾經為《系統方法雜誌》撰寫過一篇介紹這一秘訣的文章：
就我個人的演講經驗而言，僅僅靠演講辭就想讓聽眾清楚明瞭地理解你、接受你無疑是遠遠不夠的，為了使你的演講達到理想的效果，我們還應該使用大量的輔助手段作為補充，而圖畫法就是應該採用的輔助方法之一。如果說圖表的說服力比單純的文字要強的話，那麼圖畫的說服力又遠遠強過圖表。這是一種非常理想的演講方法，它要求演講者把要演講的各個分要點用圖畫的方式表示出來，再在這些要點之間用必要的文字串聯起來。很早以前我就發現，對於聽眾來說，圖畫的力量實在是遠遠超過枯燥說教的。
不要小看了這些看起來有點兒滑稽可笑的小圖畫，它們的功效可是不一般啊。而對於這些「圖畫語言」，我自有一套完整的體系：一個圓圈裡面加上一個美元符號就表示一張紙幣，一個書包上面畫上一個美元符號表示許多紙幣；月亮形裝的臉龐表示好的結果和影響；一個圓圈裡面畫上五道橫線分別代表眼睛、鼻子、嘴巴和耳朵，隨意改變這些線的形狀則其表示的含義也跟著改變—嘴角向下代表落伍的人、嘴角上翹代表緊跟時代潮流的人。的確，這些圖畫在人們看來也許不是很漂亮，但我們應該懂得，一個卓越的卡通畫家作畫時，他要考慮的應該是如何才能準確明白地表達自己的思想和意圖，而不是這幅畫畫出來是否是最美的。
在演講的時候，假如你能夠恰如其分地運用這些「圖畫語言」，那麼你想不成功都很難。你可以一邊演講一邊迅速地畫出這些「圖畫語言」，以使你的意思表達得更清楚明瞭，而聽眾也會一步一步地在你的這些「圖畫語言」的引導下，最終清楚明瞭而且迅速地理解你演講的意圖。與此同時，聽眾也會在這一過程中領略到這些「圖畫文字」所特有的幽默。
以前，我曾專門僱傭了一位畫家，讓他和我一起奔走於大街小巷，對於一切我們認為畫得不夠完美的圖畫，我都讓這位畫家悄悄地臨摹下來，等回去以後再把它加以完善，使之成為完美的圖畫。然後，我會在公眾面前展示這些事情的本來面目。在我聽說有了幻燈機後，我立馬就去買了一台，有了它，我就可以把「圖畫文字」投影到銀幕上了，就因為這樣我的演講變得更加吸引人也更加有效率了。後來，動畫製作又問世了，我再一次有幸成為第一批吃螃蟹的人。到現在，我已經製作和收
藏了許許多多的動畫片膠片和大約6萬多張幻燈片。
當然，並不是所有的溝通都適合和需要借助「圖畫文字」，但是，恰當地使用它們，對於更好地吸引聽眾的注意力和激發他們對談話的興趣，進而使他們能夠清楚明瞭地理解溝通有不可估量的作用。
洛克菲勒先生也曾經為《系統方法雜誌》的專欄寫過一篇關於溝通的文章，在這篇文章裡他向人們展現了他是怎樣利用視覺感官說明科羅拉多燃料和鋼鐵公司的財務狀況的：
科羅拉多燃料和鋼鐵公司的員工和普通民眾一樣都堅持認為我們洛克菲勒家族通過股票分紅的方式從公司攫取了巨額利潤，但事實卻並非如此，我們與公司的合作已經有14個年頭了，在這14個年頭裡我們並沒有得到哪怕是一分錢的股票分紅。
在一次員工大會上，我特地實事求是地向員工說明了公司的財務狀況：我首先拿出一堆硬幣放在面前的桌面上，接著我從這堆硬幣中拿走一部分，表示公司從總收入中拿出一部分支付普通員工的工資—這是公司最基本的一部分支出；然後，我又從剩下的硬幣中再拿出一部分，表示公司支付給行政官員的工資；最後，為了表示還需要給各位董事支付一定的費用，我不得不把桌上所有的硬幣都拿走了。隨後，我向大家問道：「先生們，我們和其他的第三方一樣都是公司的合作者，但他們卻
把所有的收入分光了，留給我們家族的就只有這個空桌
面了，這難道是公平的嗎？」
由於圖畫能造成這樣一種強烈的視覺效果，所以我們應該充分合理地利用一些特定而簡單明瞭的圖畫。因此，我們就必須事前盡可能清晰而鮮明地在我們的想像中勾勒出事物的形象，就彷彿中秋的圓月一樣鮮明、一樣令人久久難以忘懷。打個比方，一提到「狗」這個詞，在人們的頭腦中馬上就會浮現出一些狗的圖片—可能是一隻憨態可掬的哈巴狗，也可能是一隻德國牧羊犬，還可能是一隻兇猛的藏獒。但假如我說的是一隻「蘇格蘭獵犬」，那麼在人們頭腦中所浮現出來的圖片可能還是有一定的差別，但一定要比籠統地說「一隻狗」時要清楚明瞭得多。與此類似的是「一匹棕色的蘇格蘭小馬駒」與「一匹馬」相比，「一隻白色的跛了一隻腳的母雞」與「家禽」相比，前者都要比後者更能讓人在頭腦中構建一幅具體、生動而鮮明的圖畫。
演講要有中心
威廉詹姆斯教授，曾在一場專門對教師的演講中特地停下來發表了一段評論，他說，在演講時，演講者應該圍繞一個中心來講，這個中心就是演講要點，並且這個中心還必須是獨一無二的。隨後，他就為人們舉了一個這樣的範例演講—這個範例演講耗時約60分鐘。然而，最近我無意之間聽到了一場限時3分鐘的演講，在演講剛開始時，演講者就提醒我們他的演講一共包含11個要點。這也就是說，他要在16.5秒的時間裡說清楚一個要點！這是多麼令人難以置信啊！
這是一個非常極端的例子，但就是這種和例子一樣的錯誤—即使遠沒有達到例子那樣荒謬的程度，使許多初學者在前進的道路上舉步維艱。這樣的談話者就像航海者科克式的導遊，他們總是試圖讓遊覽者一日遊遍整個巴黎，或者是30分鐘之內觀賞完美國自然歷史博物館。這些是有可能做到的，但對遊覽者而言，這完全背棄旅遊的目的，旅遊者既不會對遊覽對像獲得清晰的印象，也不會獲得一絲愉快的享受。很多的談話就像這樣的旅遊一樣，因為在有限的時間裡包含了太多的內容而致使每一個內容都表達得不夠清楚，最終導致了溝通的失敗。在這樣的溝通中，談話者為了要講完預定的各個要點，不得已只能採用蜻蜓點水的方式—飛快地從這裡飛到那裡，又匆忙地從那裡奔向下一個地方，這多麼像在高山上四處竄來竄去的山羊啊！
我們明白，大多數的表達都應該短小精悍，因此，你在準備溝通時就應該把講話的旁枝蔓節做相應的修剪，以使其符合短小精悍的要求。打個比方吧，假如你將要以《工會》為題發表演講，那你就需要有所取捨，面面俱到地把它的來由、運轉的方法、成績、不足以及如何解決勞資糾紛等等都講清楚是不可取。否則，幾乎沒有人能夠明白你到底要講什麼，而你的表述也只會變成一鍋漿糊，越講越糊。
所以，在準備進行溝通的時候，你就必須確定一個談話的主題，並緊緊抓住這個主題對之進行深刻地闡述，這實在是一個明智之舉。這樣的談話不但會讓人們印象深刻、理解透徹，還易於人們記誦。
可是，如果你的講話必須要包含幾個方面的話，那又該怎麼辦呢？要想在談話過程中給聽眾一種井然有序、條理分明的印象，最簡單、最有效的方法之一就是：在講話過程中，清楚地表明你的講話內容有幾個重點，首先你會講哪一點，接著又會講哪一點。
在談話中你完全可以這樣開門見山地說道：「我要講的第一點是……」當討論完這一點，你可以再明確地提示你將要談的第二點是什麼，就這樣一直說到結尾。
羅夫博士擔任聯合國助理秘書長的時候，曾在紐約羅契斯城市俱樂部主辦的演講會上發表過一次重要的演講。他一開始便採用了這種直率的演講方式：「今晚我演講的題目是《如何挑戰人際關係》，有以下兩個原因，」他說，「首先……其次……」從頭到尾，他都小心翼翼地讓聽眾們明白他所說的每一個重點。演講最後，他引領聽眾得出了最終結論：「我們不能對人類向善的天性失去信心！」
在美國國會聯合委員會千方百計地試圖刺激一度停滯不前的商業經濟的會議上，以稅務專家和伊利諾州參議員的身份演講的經濟學家道格拉斯，就巧妙而有效地採用了相同的方法。
他是這樣開始他的講話的：「我所演講的主題是：最迅速、最
有效的行動方式，是對那些幾乎會用去所有收入的中低收入階層進行減稅。」接著用條理分明的方式繼續他的演講：「具體說……進一步說……此外……有三個主要原因：第一……第二……第三……」最後他說道：「總之，我們需要的是，立即對中低收入的階層實行減稅措施，以滿足他們的生活需求和提高他們的購買力。」
強調你的要點
拿破侖認為在修辭學中談話者最應該注意的、也是最重要的原則就是「重複」。他之所以有此認識，是因為他明白這樣一個道理—談話者對自己要講的主題是非常熟悉的，但是聽眾呢？這是一個未知數，加之要讓人們接受一種新的思想不但需要一段時間，而且在這段時間裡人們還必須對它進行堅持不懈的思考。簡而言之，就是在溝通中，對於自己的重要觀點應該一再地重申。當然，你沒有必要用重複使用同一個詞彙的方法來重申自己的觀點，事實上，如果那樣的話只會適得其反，你應該不斷使用新的詞彙，那樣聽眾不但能記住你的觀點，還不會嫌你重複囉嗦。
剛去世不久的布萊恩先生曾經說過：
在演講的時候，如果連你自己都對演講的題目一知半解的話，那麼，你又怎麼能讓聽眾理解你的演講呢？
正所謂「以己之昏昏，怎使人昭昭」；反之，如果你對
自己的主題理解得深刻透徹，則聽眾沒有理由理解不了。
在上面這段話中，最後一句和前面一句所表達的意思是一模一樣的，只是表達的方式不一樣而已，但在溝通中，聽眾是無暇顧及這些的，也不會覺得囉嗦，聽眾只會感到自己對講話者的觀點更加清楚明瞭了。
在我還在學校教授課程的時候，幾乎每一學期我都會組織一些溝通演習—假如在溝通中人們能夠注意使用「重複」這一重要原則的話，那麼他們就能使聽眾更加清晰透徹地理解自己的意圖了。但是，事情往往都是與人們的意願相違背的，初學者忽視這一點，有成者不屑這一點，這太令人惋惜了！
除了「重複」之外，為了使我們要表達的要點說得更加清楚明瞭，我們還可以採用把泛泛的說明與具體的例證相結合這個最容易也算是最保險的方法。那麼，我們又如何去區分泛泛的說明和具體的例證呢？說白了其實是很簡單的，一個是泛泛的，而另一個則是具體的。