如果你已經確定了你要跟別人說的主題—你的工作，那麼，你該怎樣準備呢？現在，你已經擁有了翔實的材料，合理地選擇材料並加以組織則成了你的首要任務。在一個僅有兩三分鐘的介紹裡，你根本做不到面面俱到，這樣做也不好，因為這樣一來會使你的講述籠統、形式。所以你應該抓住主題的某一個方面，然後對此進行擴展和深化的說明。例如，就上面提到的這個話題，我們就可以這樣闡釋：當初你是如何選擇了這項工作？這是偶然還是出於你的深思熟慮呢？聯繫你早期的奮鬥、挫折、希望和勝利，相信你一定會給我們帶來一個非常感性的描述，我們會看到你的真實的人生經歷畫卷。事實上，我們能夠將自己生活中蘊含的真理用一種謙虛、不自大的語氣娓娓道來，那是令人心曠神怡的，也是成功溝通的特質。
對於這個主題，我們還可以從另一個視角出發：工作中會遇到什麼困難？對於這些困難，你又有什麼良策？
當然，你還可以談一談你所接觸的人，無論是誠實的還是偽善的；談一談你遇到的問題；還有就是世界上最令人感興趣的話題—人性，你的工作使你產生了哪些看法？假如你在談論中單單聊你的工作技術問題和事務問題，那就會使人厭倦，因為這與談論人性是背道而馳的。
總之，千萬不要讓你的講話成為一種空洞的說教，不然就會使人感到乏味無趣。你要使它就像一個層次分明的蛋糕，不僅有生動的例證，而且還要有理論的總結。因此，你要對你所觀察到的具體事實進行鑒別，而且還要體會出其中蘊藏的真理。同時，你會發現，事例與理論相比，前者更容易記誦、表達，並且可以使發言增加色彩。
下面我們介紹一位非常有趣的作者，他叫弗拜斯。他曾寫過一篇關於決策者授予其助手權力的必要性的文章，我們節選了其中的一段，請你注意他所採用的例證—對人物的介紹。
今天的很多大型公司，昔日都只是個體商業模式，但現在，它們已經改變了舊面貌。儘管它們仍舊保持了個人的極大影響力，但在工商業規模的極度擴大下，哪怕是最能幹的超人，為了有效地控制管理公司，都需要在自己周圍聚結一群有才華的助手。
伍爾沃斯曾告訴過我，在最初的幾年裡，他的公司
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基本上就是一個個體商業模式，這也使他的健康受到了嚴重影響。當他躺在病床上時，他深刻領悟到，若想使自己的生意能夠如自己所希望的那樣發展，就必須將管理權力和責任分配給幾個人。
貝斯勒海姆鋼鐵業在相當長的時間裡一直保持著個體模式，因而查爾斯斯克沃浦不得不承擔著大大小小的所有事務。漸漸地，安哥尼格瑞斯的生意發展起來，並且超過了斯克沃浦，安哥尼格瑞斯成為了鋼鐵業的巨人，而起步最早的斯克沃浦卻在原地踏步。
早期的東方之子柯達是由喬治東方之子組成的，但其十分明智，在成立不久就建立起了極其有效的組織體系。雖然摩根算得上是一個商業巨人，但他非常願意挑選最具實力的合作夥伴與之攜手共濟。
還有一些雄心勃勃的企業領導者喜歡運用個體體制運轉自己的企業，但無論他們願不願意，在大範圍的現代操作的壓力下，他們終將逃不過向他人授予權力的結局。
絕大多數的人在談論自己的職業時，都只會講他們感興趣的一面，而這是不容忽視的錯誤。一個好的談話者，應該以聽眾的喜好為出發點，盡量滿足他們的需要。舉個例子來說，假如你是一個推銷火災保險員，你就要向你的聽眾講授一些防火的知識；如果你是一個銀行家，那麼你就要在財產、投資方面向你的聽眾提供一些合理化的建議；如果你是全國婦聯組織的領導者，那麼你就要在地方公眾演講時，善於引用地方活動的典型事例，表明她們也屬於全國運動的一部分。
所以，在和對方溝通之前，你就要認真地研究你的聽眾，瞭解他們的需求和願望。有時這決定著溝通的成功與否。
在為溝通做準備期間，閱讀一些文章是十分有益的。這樣一來，可以使你瞭解到別人的某些想法。但這種方法只是在你認為到了「山窮水盡疑無路」時，方可以使用。切記，這是非常重要的一點。然後，你可以到圖書館，向圖書管理員說明你的來意—也就是告訴她你所要談論的主題，並告訴她你需要她的幫助。如果你沒有涉足到研究工作，那麼，你一定會吃驚於她所給予你的幫助—你或許會看到一本與你要講的主題不謀而合的書籍。書中已經清楚地列舉出了對當時社會問題的正反兩個方面的例證，還有，文學雜誌的讀者索引將會列出自20世紀以來涉及到的各種主題的全部文章；再者，《娛樂新聞年鑒》《世界年鑒》《百科全書》等數種參考書籍，都會成為你的有益工具。
儲備能力的秘訣
魯澤爾波拜克逝世前說：「為了能夠找到幾枚上等的好植物標本，我常常要製作上百萬枚標本，大量不滿意之作最終棄之不要了。」從某種程度上說，與人溝通也應該發揚這種萬里挑一的精
神，不僅擁有很多思想，還要對之進行適當的取捨。
在所有已經使用的信息和材料的基礎上，你最好做到多多益善。因為，這樣一來可以使你信心大增，而且讓你更加真切地觸摸到你的演講內容，並影響你的思想和心理，從而也就會影響你在整個溝通過程中的舉止。所以，這是溝通前的準備中最基本而且非常重要的方面。然而，無論是在公共場合還是在私下場合，這一點卻沒有得到一些人的注意。阿瑟杜恩介紹說：
我曾經培訓過很多推銷員、調查員、演示法教學者。在他們推銷商品前，必然要對自己的商品十分瞭解，可是，他們中的絕大多數人卻絲毫沒有注意到這一方面的重要性，這也是他們最主要的缺陷。
當一些推銷員到我的辦公室進行一番關於商品的描述後，就會立即開始一輪交易用語，他們迫切地想把自己的商品推銷出去。對他們的培訓只進行了48個小時，而我在培訓調查員、推銷員出售食品、特製品時，努力地想讓他們成為食品專家，這是一點；其次，我還強迫他們學習美國農業部出版發行的《美國人飲食指南》—書中向我們介紹了水、蛋白質、碳水化合物、脂肪和維生素在食物中各佔的比重；其三，我還要求他們研究待售商品的構成成分；其四，我還讓他們走進學校學習數日，還要通過相應的考試；其五，我要求他們將商品出售給其他推銷者；其六，對於表現最出色的交易者，我會給予一定獎勵。
剛開始，我發現一些推銷員似乎極易沒有耐心，而他們又要對產品進行研究。他們這樣為自己辯解：「我沒有那麼多時間向零售商們解釋產品的所有知識，而且零售商們也很忙，假如我不停地講什麼蛋白蛋、碳水化合物，他們一定不願意聽。即使聽了，自然也不會懂，我不是白費工夫嗎？」對此，我回答道：「你這樣說是沒有從顧客的利益角度推銷你的產品，你所考慮的僅僅是你自身的利益。如果你對產品非常瞭解，那麼你必然會有一種妙不可言的情緒。換句話說，你一定會樂觀向上，感到自己無堅不摧。」
標準石油公司的一位著名歷史學家埃達塔貝爾告訴我，多年前，當她在巴黎居住時，《邁剋剋魯爾雜誌》的創辦者邁剋剋魯爾先生曾致電，邀請她為大西洋電報公司寫一篇短文。於是，她來到倫敦，與這裡首屈一指的電報公司的歐洲區經理見了個面，獲得了充分的寫作材料。但她並不因此滿足，她還想再積累更多的翔實的材料。因此，她參觀了陳列在大英博物館裡的各式各樣的電報，並且大量閱讀了關於電報歷史的書籍，甚至趕到倫敦郊區的製造工廠，參觀了正在建設中的電纜工程。
為什麼她要收集這麼多、遠遠超出可能使用的信息呢？這是因為，這樣做可以賦予她無形的力量，使她的短文增添氣勢、色彩。在埃德文詹姆斯凱特泰爾的一生中，大約給3000萬人作
過演講。他曾向我傾訴，在回家的路上，他都會精心挑選好的演講材料，不然他早就以失敗告別演講台了。這是為什麼呢？因為多年的經驗使他懂得，成功地說服聽眾是要以充足的材料儲備為基礎的，而這些大量的儲備材料，要比溝通時所用的多得多。
堅持不懈地努力
學習或者接受某種新事物，例如法語、高爾夫、溝通術……都不可能一帆風順，而必須循序漸進，逐漸達到目的。在這一過程中，總會出現停滯不前的時期，甚至出現倒退期，心理學家將這種狀況稱為「學習曲線中的高原」。在學習溝通技巧的過程中，不論多麼勤奮，總會出現在「學習曲線中的高原」中不停徘徊的時期，而這一時期又是不可避免的。意志薄弱者會前功盡棄，而堅持不懈者，在沒有察覺的情況下突飛猛進。剎那間，他們像是找到了竅門，並且學會享受與人交流過程中那份鎮定自若的自信與力量。
正如我們說過的那樣，面對公眾表達觀點的時候，在最初幾秒中，你也許仍然會緊張、害怕，但是只要你有決心堅持下去，就會很快克服恐懼的心理。只要有勇氣開口講話，你就會漸漸變得游刃有餘，並且享受溝通的過程了。
我多希望我的讀者能在每天早飯的時間，打開這本書，將哈佛著名心理學家威廉詹姆斯教授的這段話記在心中：
不管你的起點是高是低，都不應該懷疑你的學習結果。只要每時每刻你都能付出真心，那麼，最終你一定會達到自己的目標。無論你選擇什麼職業，有一天，你會突然意識到自己已經超越了同齡人，成為傑出代表。
借用詹姆斯教授的話，我們在學習溝通技巧的時候，也要充滿熱情，找準方式，付出真心，終有一天你會成為勇敢的演說家，或者高明的談判專家，或者卓越的外交家。
這也許有些不真實，但它的確是一條真理。不過，也不乏例外。一個人格猥瑣、精神頹廢而又內向的人是不會成為一位操縱話語的英雄的。
現在，我們一起享受這樣一個事例吧！
在倫敦，新澤西前任州長斯島克斯，參加了一場公眾演講班舉行的封閉式宴會。宴會上，他說：「今晚所聽到的演講，與華盛頓議員所作的演講一樣精彩！」但是，這些演講者都是一些普通的商人，甚至不是新澤西商業的初創者，幾個月前，他們還非常恐懼在眾人面前演講，但是，就在某一天，他們發現自己竟成為這個城市優秀的演講者。
作為一個語言家，成功的因素來自於先天的素質，或者願望的強度。詹姆斯教授說過：「你的熱情決定你所做的事情。」只要熱衷於你所做的事情，那麼，總會達到目標。如果你想成為一個富有的人，有一天你會發現自己真的很有錢；如果你想成為一個學者，那麼有一天你就會做到學識淵博；如果你想成為一個好人，終將你會成為一個好人。只要你堅定信念，理想終將變為現實。當然，如果你想成為一位語言天才，只要你願意，終將你會實現這一目標。
成千上萬的人想要得到當眾表達自己的自信心。但是，我早就觀察過，只有極少數人天生有出色的語言天賦，所以獲得了成功，而大多數是我們身邊的普通人。很多智慧過人的人，因為無法接受失敗，或者過分追求金錢，最終錯過了成功的機會；而很多普通人卻因為堅定的決心，最終站到了勝利的頂峰。
這種情況合情合理，而且在職場上屢見不鮮。老洛克菲勒說過，成功的首要因素就是耐心。所以，在溝通領域，耐心也是最關鍵的。
馬紹爾弗克曾經率領隊伍戰勝了當時最強大的軍隊，他說之所以取得成功，就是因為不氣餒。
1914年，法國軍隊撤退到馬思的時候，傑弗爾將軍讓手下200餘萬將士停止撤退，開始還擊，最終這場戰役，成為世界史上最有決定性意義的一場戰役。戰役第3天，傑弗爾將軍的上司弗克將軍發來一封密函（這是一封在軍事記錄中佔有重要地位的密函），密函說：「現在的形勢非常好，指揮部，及本人向你屈服，贊同還擊！」
最終，巴黎被拯救了。
這件事情告訴我們，當戰爭處於令人絕望的境況時，當你準備放棄你的權力時，這正是「最佳時機」，還擊！還擊！還擊！這有這樣，你才能贏得最終的勝利，贏得最珍貴的勇氣和忠誠。