各位好！以下我們來談談有關打電話的禮儀。
林姝最近被一家香港公司的駐滬辦事處招聘為秘書，能夠進入這樣一種從各方面來說條件都很不錯的環境中去鍛煉、發展自己，她自然無比高興。然而讓她不曾料到的是，上班的頭一天，就挨了頂頭上司一頓「克」：「小姐，你應該先去學一學怎樣打電話。」林姝當時氣得不得了，她心裡想：「你真是小瞧我了。我家10年前就裝上了電話，平日我最愛打電話了，幾乎天天都打。難道打了10年電話的我還不會打電話嗎？」
可是林小姐並不知道，經常打電話的人未必就「會」打電話。準確地說，很有一些人是不知道如何正確地使用電話的。他們不知道，自己在打電話和接電話這同一件事情的兩個側面上所作的一切，都直接關係到自己在通電話時的交際對像對自己印象的好壞。
就拿林小姐來說吧，她之所以挨「克」是事出有因的：那天林小姐剛剛走進寫字間，她的上司吩咐了一些事情讓她辦，然後就外出了。一刻鐘之後，外面打進來一個電話，找的正是這位碰巧不在的上司。林小姐聽了之後，便問對方：「您是哪一位？您怎麼稱呼？」待對方自報了家門，她又告訴對方：「很抱歉，我的上司外出了。我已記下了您的姓名。您還有什麼事情需要我轉告嗎？」
從表面上看，林小姐的「應對」沒有什麼破綻，她的語言也沒有明顯的失禮之處。然而從電話禮儀的角度來看，她的回答絕對不會使通話的另一方「痛快」。關鍵在於，她告訴對方自己的上司不在，說的雖是真話，可是在她的「應對」之中，說話的先後順序卻極不恰當。她先問人家：「您是哪一位？」隨後才告之：「我的上司外出了。」這很有可能會讓對方產生這樣的誤解：林小姐的上司對待朋友是「看人下菜碟」，有親有疏，存心不想親自接電話，才讓林小姐出來作「擋箭牌」的。這樣的話，後果可想而知。
如果林小姐懂得一些接電話的技巧，把上面這兩句話的先後順序調換一下，先以「我的上司外出了」相告，再問「您是哪一位」或「您有什麼事情」，就顯得合情合理，不會傷害對方的自尊心了。
好在那個電話是林小姐上司自己打進來的，他是為了「暗訪」一下林小姐的「服務質量」，所以才沒有惹來什麼麻煩。上司事後將事情的原委告訴了林小姐，林小姐才感到心悅誠服：「沒想到，打電話還這麼有學問呀！」
其實林小姐的感觸一點兒也沒錯。在日常生活中，電話乃是人們使用最多的通訊工具之一。能夠正常地使用電話，做到既「完成任務」，同時又使自己的通話對像領會自己的善意與敬意，於公、於私都是至關重要的。
我們平日打電話時，有時充任的純粹是打電話的角色，即撥打電話找人；有時則充任的是接電話的角色，即被動地接聽他人打進來的電話。但在日常生活中，我們往往是一身二任的，所以不論是打電話還是接電話，都應當按照電話禮儀去做。
首先，我們來談談打電話的禮儀規範。
我們在打電話時，一般需要特別注意的具體細節主要有以下四點：
第一，要選擇好通話的時間。不管跟誰打電話，或是為了什麼事情打電話，我們通常都要首先考慮一下，在什麼時候打電話最恰當。
除非有要事相告或相商，我們在每天早上7點以前、晚上22點以後和一日三餐的常規用餐時間內，都不該給別人打電話，免得影響別人的休息，妨礙別人的用餐。
在節假日，人們都希望好好放鬆一下，或與家人歡聚，或獨自休息。因此我們應當盡量不在節假日裡跟親友們打一些本來可打可不打、打了卻又會「麻煩」人家的電話。
對於有午休習慣的人或每日必看中央電視台新聞聯播節目的人，應尊重其生活習慣，不要偏偏選擇人家午休或看電視的時候打電話。
給國外的親友打電話，要特別注意一下親友所在地與國內的具體時差。千萬不要只圖自己白天打電話方便，卻把人家從睡夢中吵醒。此外，還應知道在許多國家裡，人們的作息時間與我們大不相同。比如，歐美人一般習慣於過夜生活，所以常常晚睡晚起，不到上午9點鐘，他們是不會「起立」的。
打電話時如不選擇受話人方便的時間，可能影響對方的生活安排，進而在一定程度上破壞通話的效果。
在平時，我們還應注意盡量不要把公務電話打到別人家裡去。若有要事需要通報，而在不適當的時間裡打了電話，那麼一定要在通話開始時就向受話人說一聲：「抱歉」或「打擾了」，而且通話所用的時間越短越好。同樣，私人電話也不要打到別人單位去。
第二，通話內容務必簡單明瞭。在一定程度上講，每次正式通話的效果，都必然與通話的內容存在著因果關係。撇開其他因素不談，每次通話內容的組合又與通話的時間的長短密切相關。而這些方面的成敗得失基本取決於打電話的人，因為首先拿起電話的是他，首先放下電話的也是他。在每次通話中，主角都由他扮演。在電話中該說些什麼，一次電話該打多久，主要都是由他來「引導」和掌握的。受話人一般不會喧賓奪主。
通常，打電話的總的時間宜短不宜長，每次通話一般不應超過三分鐘。這就要求我們注意長話短說，力求簡明扼要。
將有關需要記錄的事項，如單位、姓名、電話號碼等等，告之受話人時，可逐一予以重複。但普通的事情就沒有必要來來回回地「循環」。打電話不是上輔導課，是不能把受話人當成小學生看待的。
電話一旦撥通後，就應首先把本人的情況告之受話人，而不必等待對方的發問。如與受話人十分熟悉，報出本人姓名即可。如：「您好！我是劉鳳玲。我找黃寧先生。」
若同受話人交往不多，則應在報出本人姓名的同時，報出自己的單位與職銜，以供對方「識別」。如：「你好！我是河海集團的馬英，我想請連山先生聽電話。」這樣做，可以節省時間，直奔「主題」，而且與人方便，自己也方便。
有個別人一接通電話，馬上就會給對方來上一句：「你猜我是誰呀」。接下來，「你猜我在幹什麼」之類，便「蜂擁而上」。他們可能覺得這樣很有趣，然而這樣做實在令人不敢恭維。要記住，打電話是為了迅速傳遞信息。它畢竟不同於小孩子玩捉迷藏的遊戲。
還有一些人非常喜歡「煲電話粥」。他們但凡有時間，就不分白天黑夜，不管受話人感受如何，抓起電話來就找人家進行「電話聊天」，直說到自己興盡方休。且不說這樣做很「放肆」，浪費了自己多少金錢，單就無條件地強迫受話人「出讓」寶貴的時間這一點來說，就是很不應該的。
第三，要維護好自己的「電話形象」。與別人通電話時，對方聲音的高低、語氣的緩急、態度的好壞，都直接影響到人們在通話時的情緒。由此可見，雖然人們在通電話時相互之間「只聞其聲，不見其影」，但實際上也會在無形之中給對方留下深刻的印象。這就是所謂的「電話形象」。
要想維護好自己的「電話形象」，就絕對不能在電話中大喊大叫。那種做法，會令受話人被你製造的噪音折磨得痛苦不堪。由於現代科技的高度發達，當今電話的傳聲效果已經非常之好，所以沒有必要在電話接通後提高嗓門，只要像我們平常那樣說話就可以了。
應當注意的是，當你拿起電話聽筒，將其貼近自己耳朵時，千萬不要把話筒同時貼近自己的嘴唇。那樣做不但不衛生，而且可能「擴大」你說話時發出的音量。當我們需要在電話上說話時，話筒與我們的口部之間以保持3厘米左右的距離為宜。以此種距離說話，比「吻」著話筒說話聽起來要舒服得多。
有禮貌的受話人總會把「終止」電話交談的權力讓給我們，而不會率先摔下自己的聽筒，使我們感受到他的不耐煩。因此，當我們放下電話時，務必要雙手輕放。千萬不要說著說著，在尚未告之受話人「再見」的情況下，便猛然「砰」地一聲掛斷電話，令受話人震耳欲聾。
在通話過程中，如果想要節省時間，把話說得稍微快一點沒有錯。可是也要替受話人著想一下，至少要讓人家能夠聽清楚，並且反應得過來。同時，也要給受話人一個說話的時機，不要自以為自己一吐為快就可以掛電話了。
第四，要表現得文明而有教養。撥電話號碼時，動作要乾淨、利落。認真地將每個號碼都撥到底、按到位，然後慢慢地讓其自歸其位，就不大可能撥錯號碼了。
有人明明自己撥錯了號碼，非但不向被無端打擾的受話人表示歉意，反而像人家對不起自己似的，一言不發地就把電話掛上了。這是很不文明的舉動。
萬一電話撥通後，感到可能不大對勁兒，可先有禮貌地詢問一下受話人的電話號碼。如果錯了，應說一聲「對不起」，然後再輕輕掛斷電話。