不過切記：紋章是家中男性成員的專有財產，雖然夫婦在某些場合也可以聯合使用。紋章出現在一位寡婦或老處女的信箋上，那就像在她們名字後面加上「大人」一樣地可笑。不過使人詫異的是似乎很少有美國人知道這種紋章的規矩。寡婦無權在她的信紙上使用丈夫的紋章。但是她可將先生紋章上的盾牌圖案，改成鑽石形圖案，而用來作為菱形章。如果她願意的話，她也可以將菱形章用垂直線分成兩豐，左一半的是先生盾上的圖案，右一半的是她父親盾上的圖案。一位老處女的菱形章上要使用父親的紋章圖案，但是得去掉紋章或銘辭。
信函本身的結構
頁次關係
折疊的信紙會引超有關頁數的適當順序問題。假如一封信的長度不止一頁，又不足三頁，通常的習慣是使用第一頁和第三頁，第四頁空白著，以防上透過信封看到裡面的字。至於較長的信，可以按著正常次序寫第一、第二、第三、第四頁；或者先寫第一頁與第四頁，然後，將紙攤開而從側面翻過來，把二張內頁當作一頁來書寫。順序並不重要。有的人在第二頁的開頭重寫前一頁最後一個字的習慣，這種從占老手抄本中脫胎出來的觀念固然不錯，但是在不習慣的人看來有一種結結巴巴的印象。
折疊的或非正式的便條紙，遇到地址印在頂端，而中間是空白時，所寫的信或便函便從第一頁開始，一直寫到中間均頁次去。便條只要展開富作一頁來寫。假如有縮寫或全名印在前頁的中央，而便條內容又長逾半頁，那麼該從內頁頂端開始寫；若是內容只有幾個字則從下半頁開始。
你的住址和日期
如果你的信紙；上沒有印上你的地址，讓收信的人知道你的地址以便於回信，也是理所當然。通常地址是寫在第一頁的右上方；有時，尤其是短箋，就可能聲在左下角，正好在簽名的左下萬。在這兩種情形中，日期線是跟在地址的下面。
Sincerely
MarySwenson
(Mrsl.JonSwenson)
45BartonSt.
BaciueWisconsin
May5,1966
[版式參見第51頁。]
當你的地址已好在信紙上，日期的位置差不多還是照舊——信是在第一頁的右上方，而便條則在簽名的左下方。日期最好寫成一九六五年五月九日(May9,1965)，而不要寫成(5-9-65)，對方會覺得前一種方式比較容易念。後一種方式時常令人混淆不清，因為別人弄不清楚其次序到底是年月日(month-day-year)或日月年(day-month-year一種源於歐洲的用法)。
在便條末了，只需要寫上「星期四」就夠了，除非是超過一星期之前所發的請帖。在那種情形中你才像寫信一樣，寫上「一月九日」。至於年代就不必要了，因為寄送一封信，幾乎不可能要一年的時間。
收信人的地址
商業函件的正確形式是必須將收信人的地址放在左邊，在日期的水平線下面及稱謂的正上方，信紙上的地址完全和信封上的地址一樣。
June7，1666June7,1960
Mr.JamesJohnsonSmithJohnsonCo
SmithJohnsonCo20Broadway
MewYork4NewYorkDearSirs:
DearMr.Johnson:[版式參見第52頁。]
私人的函件和短柬，除了信封上有收信人地址外，別處一概不用寫收件人地址。
稱謂或敬語
商業函件中的稱謂，「敬啟者」。DearSir」、「各位先生」「DearSirs」此「先生們」(Gentlemen)來得好。寫給由婦女們組成的公司或機關，稱謂用「各位女士」「Dear．Madams」，決不要寫「女士們」。Mesdames」，就像決不要寫」先生」「Messieurs」，代替「各位先生」「Sirs」一樣。
一封給一位婦女的非私人的商業信，是像下面這樣開始的：
紐約州紐約市九四區第三大道四八九二號華德萊太大
敬愛的女士：(DearMadam)
Mrs．RichardWorldly
4892ThirdAvenue
NewYork94，NewYork．
DearMadam：
所謂私人的商業函件是指一位生意人或專業人士給他自己認識的顧客或客戶所寫的信。這種信是這樣開頭的：
紐約州紐約市九十四區第三大道四八九二號華德萊太太
敬愛的華德萊太大：
Mrs．RichardWorldly
4892ThirdAvenue
NewYork94，NewYork
MydearMrs.Worldly：
社交信最正式的開頭是「敬愛的史密斯太太。」(MydearMrs.Smith)較熟的朋友則漸次稱為「親愛的史密斯太太」(DearMrs．Smith)，「親愛的色拉」(DearSarah)，「親愛的莎莉」(DearSally),「莎莉親愛的」(Sallydear)，「最親愛的莎莉」(DearestSally)及「莎莉心愛的」(Sallydarling)，。在這方面，你自己的感情就是你的指南針；雖然在你無法確知你收信者的感情時，你或許還是偏向正式一點的好。除了在最親密的通信中之外，當適合用此「親愛的史密斯先生」隨意一點的稱呼時，總是用「親愛的鮑勃」(DearBob)。對於稱呼顯要或某些特殊範圍內的人士，其格式在別處另有討論(請見第27章「稱呼重要的人物」)。
結尾
對於私人信件及短柬而言，英語書信不容許採用法國式動人而優美的結尾，來上一些能留給讀者愉快、芳香的短短頌詞，實在是很可惜的事。但是自從十八世紀以來，說英語的人們一直忙著把所有語法中的修飾辭句——取消；甚至於最後殘留的祝詞「敬祝大安」(Kindestregards)「不勝懷念」(Withkindestremembrances)——也很快地在消逝著，只留給我們一點生硬的「你忠誠的朋友」。
目前正式社交函件最好的結尾都只採用：「忠誠的」(Sincerely)「你忠誠的朋友」(Sincerelyyours)、「十分忠誠的」(VerySincerely)、「你十分忠誠的朋友」(Verysincerelyyours)。
「我仍是(你忠實的)親愛的夫人(「Iremain，dearmadam」)」已不再使用，可是在便箋的結尾上要表示正式一點，用「相信我」(「Believeme」)幾個字也還是正確的。相信我你非常忠誠的朋友或相信我，
我親愛的華德萊太太你最忠誠的朋友。第二種系英國方式，雖然現在看起來不太自然。仍有許多的美國人在使用它。
Believeme
Verysincerelyyours，
or
BalievemymydearMrs．Worldly
Mostsincerelyyours
[版式調整參見第53頁。]商業函件的結尾應該是：「你忠實的朋友」(Yourstruly)。「你十分忠實的朋友」(Yoursverytruly)。「尊敬你的」(Respectfully)這類結尾語通常只是商人對顧客，或是僱員對僱主寫信時所用的，而決不是相同地位的人應採用的。女士們也決不應在信後寫上「尊敬你的」（Respectfully)來作結語，賒非它是寫給總統：主教或是修女院長的又長又正式的結語「仍有辛為……」(「havethehonortoremain」)的一部份。
一位男士寫信給一位婦女或寫任何非商業性的函件，例如寫給美國總統、內閣閣員、大使、牧師等的信，用「忠實的」(Faithfully)、「你忠實的朋友」(Faithfullyyours)的結尾都是很合適的。
親密的結語有很多種。「深愛著你的朋友」(Affectionatelyyours)、「深愛的」(Affectionately)、「墊愛」(Devotedly)、「愛你的」(Love)、「熱愛你的」(Withmuchlove)表示著步步高陞的親密程度。
對於某位不太密切的朋友，尤其是一些很久沒有見面的朋友，「永遠是你的朋友」(Asalways)這個結語很有用處。
今天用得最多的結語，在正式的信札上是「忠誠的」(Sincerely)，在親密的信件上是「深愛的」(Affectionately)、「愛你的」(Love)。在第一種與後兩者之間是一個空白；在英語中我們對於此第一種更友善，此後兩者稍欠親密的感情，還找不到適當的表達。「頓首謹也(Cordially)無疑地便是為補充這稀需要而撰出來的，可是聽起來有點過於謙恭。不過它漸漸為人們廣泛地使用了。
「你急迫中的朋友」(Yoursinhaste)或「你急迫的朋友」(Hastelyyours)雖然不是壞結尾語，但除非為了某種原因，你的信中已指出了真正而必要的緊急時，才能使用，否則總會覺得有點唐突無禮。
「感激的」(Gratefully)只能在你得到好處時才加以使用。例如一位律師曾技巧地處理一個案件，或一個大夫拯救了親人的命，或是一位朋友為了你而弄上不尋常的麻煩，你篇信都可用「感激的」這個結尾。
在普通的謝函中，是用「忠誠的」(Sincerely)、「深愛的」(Affectionately)、「摯愛的」(Devotedly)看你平常用的是那種結尾，至於男子給未婚妻和妻子寫信，結尾語只受他自己想像力程度的限制。
這類結尾語太過於私秘，所以不便於載於本書或任何書中。
簽名
在美國，一位男士習慣上是不會省掉自己名字的任何部份，所以約翰·亨特·提親雲頓·史密斯(JohnHunterTitheringtonSmith)。覺得他的名字在信函及文件上寫起來太長時，便敢成縮寫J．H．T．史密斯，或者在私人信件的尾上寫「約翰H．T．史密斯」。如果寫信給公務上有往來而私下又熟識的朋方，只要在打字的「J．H．T．史密斯」上面簽小名「傑克」(Jack)就可以了。別人寄耛他的信，信封也是用J．H．T．Smith。如果信頭有全名，則信封也要用全名約翰·亨特·提奈雲頓·史密斯。(JohnHunterTitheringtonSmith)
已婚女性寫信給陌生人、銀行、商業機關等，都永遠應該用她的法定姓名。如果她的信紙上已印好了婚後的姓名和地址，她的簽字——瑪麗、強司、麥休(MaryJonesMathews)——舉用不著再解釋了。如果永是這樣的話，她有好幾種方法表明她玥後的姓名(回信便是以此為準。)當她用筆寫信時，在簽名的底下或左邊加上婚後的姓名，再添個括號．，如下所示：
你非常真誠的
瑪麗·強司·麥休
(約翰·麥休太太)
[版式調整參見第55頁。]假如信是用打字機打的，就需在簽名的下方空出來的地方打上婚後的稱呼。在這種情形中，便不必添括號了。
你非常真誠的
瑪麗·強司·麥沐
強司·麥休太太
一位婦女只有在旅館登記簿中，商業電報上、或洽商人的定貨信上，才真正在她的簽名中使用「太太」一詞。那時簽名必須是「約翰·史密斯太太」。對她自己層用的僕人而言，則是「史密斯太太」。
對於那些可能不知道她到底是那位麥休太太的點頭之交，她是這個樣子簽她的名：忠誠的瑪麗·麥休(約翰。麥休太太)。