書信的外觀和體裁
不管你有沒有體認到這一點，你要知道你寫的信永遠是反映你外表、監賞力、和性格的一面鏡子。一封草率的信——寫得歪歪倒倒、用辭失當、錯字連篇，或者信紙和信封不相稱，甚至還可能有一塊墨潰——顯得寫信的人可能是頭髮亂七八糟，鞋跟穿破，衣冠不整，或者絲襪上有脫線的人；一封整潔、嚴謹而寫得端端正正的短箋，同樣地描繪出了一個具有整潔、嚴謹、端正那些恰當的特質的人。因此，雖然我們不能說一個人的前途可以從他的書法裡看出來，可是我們可以十分確定，如果一個年輕人要娶一個日常生活中總是做事勤快、心思整潔，而且把家務理得有條不紊的太太的話，他保險可以從那些書信寫得很平順、端正而整潔的女孩子當中，找到這樣的對象。一個商人挑選出一個秘書，不僅是因為她替他所寫的每一封整齊而有效率的信，都能增加他的光采；而且也因為這些信就顯示出她本身的有條理與整潔。
優秀的秘書比我們大多數人佔優勢的一點，就是她們在準備商業函件方面，通常都受過良好的訓練。當然，打字機本身的機械性能也簡化了一些事情諸如邊緣的整齊、行與行間以及字與字間的標準空隔等等；用手寫信更難，可是有些人很幸運能夠不費力寫出漂亮的信，一個個的字間隔得很均勻，整張只面上的安排，看來也很悅目。有些人；因為他們的手指笨拙，而所寫的字也如幼童塗鴉，所以一開始便感到洩氣。可是不管一個人的信寫得如何的壞，如果書法始終一致的話，整頁看來也還是不錯。你要避免那種誇張的寫法，像是在寫小寫的「i」字時，把上面的小點畫成一個圓圈，這樣即使你在其他的地方再注意，也無法抵償這種幼稚的習慣。
你可以使你自己寫得乾乾淨淨和清清楚楚。你可以——如果需要的話可藉用字典的幫助——不寫錯字。你可以確定你知悉你所用的每個字的意義。如果你很難將每一行寫得很平直，你不妨使用隨著某些信紙附送的划行紙，再不然你自己做一張划行紙；如果你發現你無法保持一個平整的邊線，可以在划行紙的左邊再劃一條直線，這樣你就可以在它上面開始寫每一行。在划行紙上的右邊半寸的地方，劃一條指示線，也可以幫助你知道每行在何處終止。你也可以做一張划行紙，放在信封下面。你用划行紙，遠此發出信封和信紙上字跡橫七豎八，潦草紊亂的信要好得多，因為那樣的信收信人簡直要倒豎蜻蜓才能念。
當然，有許多場合中，你最好還是自己使用打字機，避免這些手寫的麻煩。所有的商業信函一不論是由家裡或公司發出——只要能找到打字機，便都應該打字。如果你願意的話，你寫給朋友的長信當然也可以打字。有些信件永遠要用手寫，而下面這些都是不能打破的規則：
邀請信、接受邀請信，或辭謝信，決不可用打字機打。
祝賀信或謝函決不可用打字機打。
慰問信或慰問便函決不可用打字機打。
信封信紙
選擇信封信紙，正像選擇一件家俱一樣，應該考意到是否適合的問題。慣常把字寫得很大的人，就選擇比字體稍小的人所挑為大的只張。至於紙的形狀，則要看寫字的人平時所留的行間，以及邊空的寬窄而定。矮而延長的字體，在方形的信紙上看起來比較好，高而尖銳的字體，則以寫在長而窄的信紙上為宜。
信紙的粗糙或平滑，則完全視個人的選擇而定——不過，紙質要好，而濃狀和顏色要保守一點。信紙決不要劃線，或者香噴噴的，或者作古里古怪的形狀，更不要印上華麗或奪目的裝飾。
很多人有通信卡片，或者裁成和信封同樣大小的小張信紙，作為便條紙。另外有些人無論寫什麼倌，都使用同樣的信紙，可是在寫便條時上下左右都留下很寬的邊。
信封的口蓋應該用普通的樣子，其頂端既不宜太短，也不要過份的長。如果口蓋是方形而不是尖形的話，它即使長一些，看來也不會古怪。如果信紙很薄的時候，要使用有顏色襯裡的信封，免得透過信封就可以看到信的內容。姓名縮寫的拼合圖案(Monogram)或地址，可以用與襯裡相配的顏色加蓋在信紙上。年青的女孩子可以使用顏色很鮮明的信封襯裡，而信紙上的花飾也可以很鮮明，與之呼應。可是不應當太大或太艷以至於浮華。
長方形的信封最適宜於商業信函，可是較近乎方形的信封，用於私人信件則最為漂亮。
聖誕卡信封的襯裡，可以像聖誕樹上的飾物那樣五色繽紛。這是一個人可以稍為「大膽」(「Overboard」)的時候。可是，紅與金毫無顧忌的摻合，紫與綠或其他各種奪目的顏色混成一團，在任何其他時間中都會令人嫌惡。
加金邊的信紙不足為法。毛邊的信紙雖在普通地使用，可是對我們大多數人來說，也並不如紙邊裁得整整齊齊的信紙合適。
男用信紙
男人應該永遠使用保守的信紙。全白色或奶油色、灰色或花岡石色的信紙，中等或較大的尺寸，再加印地址、姓名縮寫就很合適。或者如果他有飾章的話，可以在社交用的信紙上加印上飾章。信紙上的鐫印，應該用黑色、灰色或深藍色。寫信的墨水應該用黑色或藍黑色。
供男士用於非社交信函的一種很實用的信紙，是七寸或七又四分之一時寬、十寸或十寸半長的單頁信紙，且在上端以深藍色樸素的方體字加印。姓名(不帶頭銜)、地址、和電話號碼三項均印在上端。這種信紙可以用來打字或手寫，並且要折成三折，以裝入七又四分之二或七又二分之一寸長、四寸寬的信封中。至於社交信函，可以使用同一顏色和尺寸的信紙，但是，如果願意的話，姓名部分用方體字印出縮寫即可，或者如有飾章的話，可以再加印上飾章。好的文具商都供應尺寸正確的信紙及相配的信封。
女用信紙
白色、奶油色、灰色，各種藍色，或者再新式一點，綠色，都是最高雅的顏色。信紙應該中等或較小的尺寸，單頁或雙頁，素雅的或有顏色邊的。如果加印上姓名縮寫或拼合圖案、地址等等，則它們的顏色須同邊上的顏色相配。寫信用的墨水應該是黑色或藍色，可是如果信紙的顏色是綠色，也可以用綠色墨水。
已婚婦人的姓名應寫作「威廉·佛羅斯特太太。」，而非「瑪莉·佛羅斯特太太」或「瑪莉·佛羅斯特。」未婚女子只在信封上才使用「小姐」的頭銜。
全家人通用的信紙
適合全家人使用的信紙，是第一頁上端有用樸素的字體鐫印地址的一種。通常，電話號碼是以較小的字體印在地址的下面，或者地址印在信紙的中央，而另在信紙左上角印一個電話機圖樣及電話號碼，在今日電話普遍使用的情形下，這實在增加不少方便。
青少年用信紙
信紙上名字——不論是學名(如Elizabeth)或小名(如Betty)——用有顏色的浮凸字，這在年輕女孩子的所有私人通信中是很普通的。可是，一個年紀較大的婦人卻不應當用這樣的信紙。如果單用名字不夠清楚表明身份時，年輕的女孩子也可以用她的姓。同時，非常年輕的女孩子們可以用一些在左上角，左邊或上邊，印有圖案的美麗信紙，這些圖案通常是花、鳥，或者小貓、小狗。她們可以使用名字的拼合圖案，也可以不用，而圖畫的式樣也隨著女孩子的年齡而異。下圖所示的一張信紙，適合給三、四歲的女孩子用。
許多文具商也會出售一些小男孩和小女孩用的信紙。上面印著橫線，通常還印著動物、玩具、或有關熟悉的故事或兒歌內容的圖畫，而且有各種各樣的形狀。這種做法旨在使小孩子感到好玩，並使他覺得寫信是一種樂趣而不是一件苦事。
便條紙
對於請帖、短箋、接受邀請信或辭謝邀請信而言，有一些約為女用單頁信紙一半大的折疊式便條紙，最有價值。這種便條紙只要是適合家庭用的顏色都可以，上面鐫印著姓名、地址或姓名縮寫，也可能印上電話號碼。如果不印上姓名或姓名縮寫，則對家中的每個女姓都很有用。
別墅用信紙
別墅用信紙在色彩上可能要鮮明點，而在形式上也比私人信紙或城居用信紙要較不嚴格。如果電話局，郵寄地址、車站或飛機場有更動時，經常是在信紙的左角蓋上或印上一列小的象徵性圖案。
名字易於用圖表示的別墅，時常都是畫在信紙上面。例如，別墅名「鳥籠」(BIRDCAGE)，就可以在淺藍色的信紙上印上紅的漆鳥籠疑案；別墅名「帽盒」(BANDBOX)，就可在蠔灰色的信紙上配上裝飾得五顏六色的女帽盒，信封襯裡則用黑或灰的細紋；別墅名「洋娃屋」(Dott』sHouse)就可以在邊緣的白信紙上畫一個草綠色洋娃娃屋子的輪廓來表示，另外是白信封加上綠襯裡。這類圖案要小得像櫻桃核一樣才顯得可愛，而且信紙本身也不能太大。
假如你的別墅座落在主要公路分支出去的彎路上，最好印一個簡單線劃的小地圖，對於驅車來訪的友人很有幫助。
官方用箋
大使或公使通常將本國的國徽燙金印在信箋的頂端，或是請帖上，以供公事上正式場合使用。至於他私人和使館內人員使用的便條上只要印上名稱地址就行了。如倫敦美國大使館。一位州長的信紙上則印著
俄亥俄州、哥倫布城行政大廈
而且通常頂上都印有州徽。州長家庭的社交用箋，鐫上「行政大廈」，但是官方的書信，都以行政公署(ExecutiveOffice)幾個字作為信頭(heading)。
同樣的信箋，沒有印上徽章的，若地址與州長家的地址相同，州長的家人便可以使用。否則的話他們的信紙上要鐫上私人的地址。
一位參議員的太太無權使用印有「參議員」頭銜的信紙信封，一位眾議員的太太也不可以用印有「參議院」頭銜的信紙，已勿庸再議。
喪事用信紙
根本很少人使用喪事用信紙，而純白的信紙幾乎已取代了配上黑邊的信紙。現在粗寬的黑邊(由3／8英吋至1／2英吋)在美國已不為人知。四分之一英吋的黑邊表示最深的哀悼，3／16寸、1/16寸、l／32寸寬的黑邊則是普通所用的。
平印和鐫印
多年前，女士所用的信紙不是加以鐫印(雕模壓印)，就是完全空白。那時打字的奧秘還是屬於職業速寫打字員的天下。如今，自來水筆已代替了羽毛筆，而忙碌的男士或女士，幾乎都會將打字機作為寫作工具。所以為了方便起見，印好了姓名和地址的信紙，是經常寫信的人所不可或缺的。因此，少數價錢難免較高的鐫印信紙，大概只在寫正式信函時才使用，其他非正式社交信函或商業函件，則使用的大量平印信紙，加以補充。
紋章
因為紋章之屬乃源於中世紀，不是美國的一項制度、所以紋章的使用，就像說外國話一樣，是種外國風俗。可是如果一個世家自從將家徽自歐洲帶來美國，就一直使用著它——並且紋章學的學院已證明他們有這種權利——的話；在目前使用它也是中規中矩的，不過有一點兒顯眼罷了。