在卡片左上角：寫下相對應之參考資料索引卡的編號（也在其左上角），這樣就可以提醒你資料的來源與出處。在資料來源索引卡號碼下方：寫下資料出現的頁數。拿出你的初步大綱，你這張筆記索引卡的資料適合哪一個部分？大綱「A」？大綱「C」？把適合的大綱標題寫在卡片的右上角。如果你不太肯定這份資料適合哪一個大綱，用星號（＊）代替標題。稍後，當你擬定更詳細的大綱時，你可以試著把這些身份未明的卡片與大綱配合起來。在大綱標題之後：寫下一兩個字的提示，描述這張卡片的資料。當你完成某一資料來源的筆記時，在其參考資料索引卡上做個記號，讓你自己知道這份資料已經處理完成。要確定在你把資料轉到筆記索引卡上時沒有錯誤，因此要再檢查一次名字、日期及其他統計資料。和參考資料索引卡一樣，你寫各部分資料的位置是不是和我們說的一樣並不重要，重要的是每一張要相符，頁數永遠放在同一位置，用相同寫法，來源號碼、標題和提示也是如此。
完成的筆記索引卡範例
73頁教育——學歷
漢密爾頓獲得耶魯大學和紐約大學的榮譽法學學位
在你做筆記的過程中，你可能也會想要做些個人想法的筆記索引卡，在這些卡上寫下你對你的主題或假說曾經有過的想法、構思或印象。也許你已經為你的報告想好了一篇很棒的前言，那就把它寫在一張卡片上，或者也許你想到了一次個人和題目有關的經歷，也把它寫在一張卡片上。每一種想法分別寫在不同的卡片上，就好像你從其他資料記下來的一樣，而且也同樣要在卡片上寫標題和簡單的提示。在本來寫資料來源編號的地方，寫下你的名字，以說明這些想法源自於你。
接下來該是整理資料的時候了。現在你必須決定你的暫時假說是否仍然沒有偏離目標，也必須決定怎麼安排你的報告呈現方式，而且也要寫一份詳細大綱。
一旦訂好了最後的假說，接著就要開始構想你的報告要如何呈現，這也是筆記索引卡方法真正好用的地方。筆記索引卡是編排報告的最佳工具，把所有筆記索引卡拿出來，然後：
1、把相同大綱標題的卡片分成一組（卡片有上角的字母）。
2、根據你的初步大綱，排列各組的先後順序（標題「A」的卡片放在最前面，接下來標題「B」的卡片，再接下來標題「C」的卡片，依此推類）。
3、在每一大綱標題組內，再進一步整理順序，把「提示」（卡片右上角的兩個名詞）相同的放在一起。
4、接下來看其他沒有填大綱標題，而填星號的卡片。你現在可以把它們和某一標題組配在一起嗎？如果可以，就把星號改為該標題的字母，如果還是不行，把該卡片放至整疊卡片的最後面。
現在你的筆記卡已經根據初步大綱整理好了，花個數分鐘讀一次，由最前面的卡片開始一張張往後讀。你這時候讀的，事實上已經是你最原始的報告草稿——你把所收集的資料，按其最後將呈現的順序排列開來。你現在覺得這樣的順序好嗎？或者其他安排會更好？必要的話，可重新安排你的大綱。但是不要改掉大綱中各標題所代表的字母（如果你決定把「B」標題換到最前面，還是繼續用「B」代表它），否則你筆記卡上代表標題的字母會和大綱無法配合。
接著，再拿出各組筆記卡，依你所決定的新大綱，重新安排其順序。排好有標題字母（A、B、C等）的卡片之後，再一次檢查標注星號的卡片，試著找找看它們適合哪一組卡片。
從頭到尾瀏覽一下你的筆記卡，看到了嗎？你在不知不覺中，已經完成了報告的詳細大綱，筆記卡上的標題字母完全和你的大綱主要標題吻合，至於筆記卡上的提示嗎？它們就是你大綱的子標題了。
接著就是直接把你筆記卡中的提示寫入報告中，它們在整疊卡片中的次序和在大綱中一樣。有的老師會要求你先把大綱交給他看，同意之後才可以繼續寫成報告。如果你的老師有這樣的要求，要先弄清楚他要求的大綱格式，你可能必須使用特定的編號及使用字母格式，譬如用羅馬數字代替大寫英文字母，來編標題的順序。
下面是一篇以「第一次世界大戰中在海軍服役的女性航海兵」為題的報告的詳細大綱範例：
詳細大綱範例
第一次世界大戰中
在海軍服役的女性航海兵
A．為何非軍職女性航海兵加入戰爭
1、缺乏男性航海兵
2、女性航海兵提出要求
3、測驗計劃開始
B．參與女性之類型和人數
1、最初參加人數統計
2、該計劃先驅人員之背景資料
3、參與者之社會經濟背景
C．資格的檢定和訓練
1、經驗必須能配合計劃
2、訓練計劃
a．地面學校
b．海軍學校
D．她們的任務和貢獻
1、運送潛艇
2、拖曳驅逐艦
3、試航維修完成的艦艇
4、成就媲美男性的航海兵
E．軍人與平民身份問題
1、開始採用平民身份原因
2、計劃改軍人身份
3、為什麼需要計劃
4、為什麼計劃未實施
F．團體解散
1、不再需要其他航海兵
2、男性航海兵需要女性航海兵所佔據的工作
3、支持／反對解散的聲音
G．要求被承認為退伍軍人之爭
1、此項抗爭的重要性
a．成為退伍軍人對女性的好處
b．承認此一團體的貢獻
2、抗爭中出力的女性
3、在國會的辯論和表決
4、表決的結果和影響
事實上，你會發現撰寫初稿這個步驟比你想像的要簡單，當然這是假設你至目前為止，都已經按前述的步驟，一步步完成了前面的工作——做了不錯的筆記、整理了筆記卡的順序、準備了詳細的大綱等等。
要撰寫好的報告需要的是思想集中，心無旁騖。而要思想集中，則需要安靜。此外，你還需要足夠的書桌空間，以便可以把筆記卡排列開來，你的工作場所要燈光充足，而且你身邊還要準備好一本詞典備用。可能的話，直接在電腦上寫，這樣你可以很容易增加、刪除，或重新安排所寫的字句。記往：這時候你的目的在於寫初稿——強調的是概略，初稿不需要求完美，而是準備要修改的。
你自己的想法是你報告內容的基礎。在你擔心措辭和修飾之前，首先必須把基礎建立好。因此，現在只要把精神放在將你的想法置入報告中，不要管如何措辭，也不要管標點符號對不對，這些留在後面處理即可。
你的筆記卡幫你完成了一份大綱，現在，它們還可以繼續幫你寫出報告的各個段落甚至各個句子。
1、現在你筆記卡順序應該和你的詳細大綱一致，首先拿出你大綱中第一個標題下的所有卡片。
2、從這一疊卡片中，找出提示部分和你大綱的第一個子標題相同的卡片。
3、閱讀卡片的資料，思考如何把這些資料整理一下，寫成一個小節。
4、重新按照你最新整理的次序，安排卡片順序。
5、每一組卡片都重複以上的步驟，直到完成所有卡片為止。
現在要真槍實彈上戰場了，目的是要把筆記卡草稿寫成真正的初稿。寫草稿要用2倍至3倍的間隔，以方便後面的修改。每完成一張筆記卡，就在底部做個記號。如果你在撰寫草稿的過程中決定不用某張卡上的資料，也不要把卡丟掉；將它另外放成一疊，或許你會決定把其中的資料寫到報告的其他部分，或者也可能當你讀完草稿後，又改變心意決定依原來計劃將其寫進去。
現在你可能感到困難，你陷入了作家常有的低潮期嗎？以下是一些幫助你脫離低潮的小技巧：
·假想你是在寫信給好朋友，告訴她你學到有關這個題目的種種，以及為什麼你相信你的假說是正確的。
·使用日常生活的用語。有太多人因為喜歡用些時髦的詞彙，以至於把自己限制住，忘了他們的目的是要傳達意思，簡單是比較好的方法，丟掉華麗的詞藻，重新開始吧！
·先寫些東西再說。只要你寫下第一句——即使那真的是很差的第一句，你頭腦也會自然開始創造出流暢的思緒。
·不要修飾你寫的東西。在你寫草稿的時候，不要挑自己的骨頭，切記！你的目標只是一份「草稿」
·保持流暢。如果你在某一段陷入停頓，也不要坐在那邊乾焦急幾個小時——甚至幾分鐘也不要，只要用幾句話先記下你在這部分想寫些什麼，就繼續下去。
·如果你連寫下大意也做不到，那就整段跳過去，稍後再回來補。重要的是，無論如何文句都要保持流暢，並強迫自己用這樣的方式寫下去，停頓愈少愈好。
為了避免剽竊的嫌疑，當你把下列資料放入你的報告中時，一定要註明資料的出處：
·引用出版物的資料
·別人的理論或構想
·別人講過的句子、詞彙，或特殊的表現方式
·別人編纂的陳述、圖形和研究資料
·別人所設計的插圖、照片和表格等
有某些情況是例外，對於眾所周知的事實、理論和表達方式，你可以不用註明出處；而對於沒有作者的辭句和表達方式，當然也不必註明來源。