哈佛大學研究「時間管理」的顧問建議：採用「等級分配」方法，將2天或1個月內所要做的事項（包括學習及其他）列出來，依輕重緩急安排好。將最重要最迫切的事例為A等；次者為B等；可做可不做，沒什麼重大意義的事例為C等。A等的事，安排較多的時間和精力最充沛的「頂峰期」去做；B等次之；C等可安排一些零星時間，或者乾脆不做具體安排，有時間就干，沒時間就算了。各個科目的學習，也分成若乾等級，比較重要的，或者需要重點努力的課程列為A等，其餘類推。這樣，你就能抓住重點，以主帶次，有的放矢，有條不紊地進行學習，獲得舉一反三的效果。否則，東抓一把，西抓一把，雜亂無章，無所適從，本末倒置，勞而無功。
安排學習，一定要有「每天計劃」。有一位時間管理專家曾說過：「長遠的計劃只會使人消沉」，又說：「如果想使目標早日實現，除長遠計劃外，你還必須制定每天計劃。使生活組織化、規律化。」人非常容易倦怠，也非常健忘。所定的計劃太遠太大，一時實現不了，就會失去新鮮感，使人厭倦、消沉。常常有這樣的現象發生：一個星期或一個月的計劃，因為一天兩天的耽誤，無法如期完成。於是越拖越久，越積越多，終於變成為計劃而計劃，完全忽略了計劃的目的是什麼？計劃要幫助我們達到哪些效果？這樣的計劃就變成了紙上談兵，失去了它本來的意義。
所以，我們應該養成一個習慣，隨身帶一個日記本，每天早上或晚上制定好第二天的計劃，越詳盡越好。第二天結束時再仔細核查一下，完成了多少，還有哪些未完成，然後，列出下一天的計劃，如此週而復始。這就是根據日記來檢討「計劃中的一天」和「實際上的一天」之間的差距，並找出產生差距的原因，在下一天中採取相應的措施縮小這種差距，使計劃恢復原有的意義。
我們不要過分地注重長期計劃和遠大目標。只要能確保每天的計劃按時完成，養成當天的事情當天完成的習慣，無形中也就完成了星期計劃、月份計劃等長期計劃。
對時間計算得越精細，事情就做得越完美，如果在學習上也能以「分鐘」為單位，嚴格要求自己，在規定的時間裡完成規定的學習計劃，那麼自由散漫的態度，不珍惜時間的習慣就能徹底根除。
每門學科都能使頭腦產生不同的反應及不同程度的思考活動。由於各人的差異不同，每個人也都有自己喜愛的學科和感到頭痛的科目，根據心理調查，就一般人而言，最容易使頭腦疲憊的學科是外語和數學。困此，在安排課程或學習進度時，要盡量避免在同一天內安排外語課和數學課，或其他令人頭痛的學科。並且，這些科目的學習時間應盡量安排在頭腦最活躍的時候，即前面提到的上午10時，才能增進學習效果。
此外，我們要注意生理節奏、心理節奏與物理時間節奏三者的協調一致，就能獲得最高學習效果。
每個人都有自己的時間節奏，身份不同，職業不同，生理和心理差異不同，各自的時間節奏也就不同，以學生而言，有些人無論怎樣學習、怎樣努力都無法取得好效果，這就是內外節奏不能協調的緣故。
要想調整好內外節奏，首先就不要強迫改變內部或外部的時間節奏，而應利用循序漸進方式慢慢融合，如在疲倦時不要強迫自己學習，在精力充沛時也不要隨意浪費時間，將內部與外部時間作最佳調節融合，就能達到最高的學習效果。
要想集中精力學習，首先必須調整好學習情緒。在學習過程中，最常見的就是以「學習情緒不佳」作為偷懶的借口，結果吃虧的還是自己。
有名的經濟學家亞當·古力特，擔任了好幾家大公司的經濟顧問，每天都馬不停蹄地演講寫稿。在繁忙的生活中，他也有幾乎喘不過氣來的緊張情緒。因此，在工作的空隙，1個鐘頭或者10多分鐘，他都盡量將心思轉移。或看看表演，或玩玩電子遊戲機。迅速使氣氛轉變，心情得到轉換，在短時間內獲得了最好的休息。
由此可知，轉變心情或改變氣氛，並不需要很長的時間或寬敞的空間。有時候5分鐘、10分鐘就足夠了。
每個人都有自己特定的生物鐘。有些人習慣於早睡早起，有些人習慣於晚睡晚起。「夜貓子」型的人如能自由地安排學習時間還好辦，若上課或考試就不行了；上課或考試，一般都在白天，時間是統一規定的。這對習慣於夜晚學習白天休息的人來說，是很難適應的。惟一的方法就是趁早變夜貓子型為正常型。因為生理節奏具有非常頑強的穩固性。有個試驗表明，即使在無法分辨白天黑夜的漆黑洞穴裡呆上100天，人的生理節奏與平常比，一天也僅有40分鐘的差距。可見，要想改變夜貓子型的生活方式，就得多花一些時間。臨到考前再去改變是來不及的。
時間管理要求的是整體時間的使用最佳化，也就是說，讓該時間所製造的生產量最高，而不是僅考慮可使用的時間之長短。
比如，甲一天睡5個小時，扣掉吃飯及休息時間2個小時，可以使用的可能有17個小時，但因睡眠不足，所以生產力每小時為5個單位，如此一來，甲一天的生產力為17×5=85個單位。乙則每天睡8個小時，同甲一樣需要2個小時的吃飯及休息時間，一天則有14個小時可以使用，其每個小時的生產力為8個單位，甲一天的生產力為14×8＝112個單位。很明顯，即使甲僅睡5個小時，乙則睡8個小時，但是，乙的生產力還是比甲高。所以，討論時間管理，必須兩樣因素都考量，即時間的量與時間的質。
相信許多人一定有這樣的習慣，非到中午12點絕不進餐，或是不到晚上6點不會有想用晚餐的念頭。尤其是商業區或學校附近，中午12點一到，就可以看到人群接踵而至，每家餐館擠滿了人潮，這與12點前10分鐘的門可羅雀的景像有著天壤之別。其實，只要提早10分鐘或延後半小時，就可以避開人潮了。
或許有人會這樣認為，學校的午休時間都安排在中午12點，人擠人是無可避免的。但許多人還是會把這樣的「生活作息」複製到非工作的日子中。在實施一周休二日制度後，不少人對休閒活動更加重視，每到假日，風景區、娛樂場所總是人滿為患。看場表演可能需要排上1小時的隊才能買到門票；到風景區的路上車流量大，花了不少的時間在車陣中緩緩前進，等到踏上歸程又是飽受塞車之苦；用餐時，非得到了習慣的時間才肯到餐廳，結果餐廳內座無虛席，等到客人離開可能需要再等個半小時。
其實，錯開不好的時段，情況就完全不同了。選擇看早場的表演，或是等到非假日再去觀賞，如此就不用花時間在排隊上；比一般人提早或延後2、3小時前往與離開風景區，除了在風景區停留的時間不會減少，也能避掉因人潮造成的塞車之苦；一般人習慣12點用中餐，如果提早10分鐘到達餐廳，一定可以輕鬆地找到座位。
相似的情況還有很多，有些習慣會使我們不知不覺陷入不利的情境中，如果能及早錯開不好的時機，在時程上做些調整，就可以節省下不少的時間。
就算是再繁忙的工作，偶爾也會撿到一些空檔時間，例如會議比預定中提早10分鐘結束，老師提早10分鐘下課，原定3小時的車程卻提早半小時到達，或是快遞還沒有到達，接下來的工作沒辦法進行，等待文件時就是空檔時間。
空檔時間通常無法預先加以計劃，這時心裡大概不會有什麼譜，若要先進行其他工作，可能會嫌時間不夠。這時不妨可以處理一些枝尾未節的小事，或是準備往後工作或課業所需要的資料。
如果你是個學生，倒是可以利用這短短幾分鐘的空檔時間整理課桌上的書本、文具或是歸類這幾天收到的作業。
一個上午學習下來，你的課桌可能早就凌亂不堪。找支鉛筆就像是捉迷藏，需要翻箱倒櫃一番。不如利用空檔時間整理課桌，把文具集中定位，將桌上的書本分門別類放入書包裡，清除過時失效的資料。再者，你也可以利用整理課桌的同時，把接下來的幾項學習所需要的課本特別挑出來放置。如此一來，你會發現當需要某本書或工具時，你就不必再翻箱倒櫃，而且在進入下一門功課時，直接翻開早就準備好的資料，會更得心應手。
如果你是上班的人，需要整理名片，就如前面的整理課桌一樣。在工作過程中經常會接觸到相關的顧客或同行，一個星期下來收到幾十張名片是常有的事。那麼多的名片，如能利用空檔時間加以分類收拾，等要找的時候就方便多了。其實，你更可以在整理名片的同時，對名片上的名字加以回想一下，想想這個人的需求是什麼，這個人對產品的建議，或進一步構思有否與這家公司合作的空間……這除了可以瞭解你未來工作可能接觸的客戶，也可能從中發現不可忽視的重點，同時在整理名片的過程中也可以試著學習他人的優點。
其實，工作如此，學習也一樣，準備你專屬的「活用空檔時間計劃」。這份計劃不需要納入繁雜困難的工作，只要考慮一些簡單、不耗時、隨時可中斷的工作即可。積少成多、聚沙成塔，活用空檔時間，把這些小時間做有效的利用，累積下來也是相當可觀的。英國女作家艾米莉·勃朗特自小家境貧寒，她必須負擔許多家事及家計，每天洗衣、揉面、燒飯的工作都讓她從早忙到晚。但她在廚房時，都會隨身帶著紙和筆，當她麵團揉累的時候，就把想到的靈感寫下來，就這樣一邊工作，一有靈感就拿出紙和筆寫下來，而這些紙上的內容就是家喻戶曉的經典文學名著——《呼哮山莊》。
與空檔時間有所不同，間隙時間指的是在既定行程間的空隙，或是工作進行中的等待時間。例如：兩堂課中間的休息時間，燉一鍋肉時把材料放入鍋內後用火悶燉的等候時間，看電影前的排隊時間或是等待入場的時間，轉乘公車時所花的等待時間，都是間隙時間。
間隙時間通常是固定地包含在一天的生活作息中，這也是與臨時獲得的空檔時間最大的不同處。兩堂課之間的休息時間、燉一鍋肉時要等待、看戲劇前要等待、搭公車要等車來，都是我們早就知道的。只是間隙時間總是斷斷續續，通常為人所忽略。
雖然是斷斷續續，如果能把握注間隙時間，都是學習的良機。
學習與成功不是垂手可得，但也不是遙遙無期，把握間隙時間，可以為你的學習過程添加不少的效果與實力。
多留意你的間隙時間，不管是等車、上下課、等看戲劇，千萬別再讓它們從指縫中溜走，任何的間隙時間都是學習的良機。