為了使工作條理化，不僅要明確你的工作是什麼，還要明確每年、每季、每月、每週、每日的工作及工作進度，並通過有條理的連續工作，來保證按正常速度執行任務。在這裡，為日常工作和下一步進行的項目編出目錄，不但是一種不可估量的時間節約措施，也是提醒人們記住某些事情的手段。特別是制定一個好的工作日程表就更加重要了。計劃與工作日程表不同，在於計劃是指對工作的長期打算，而日程表是指怎樣處理現在的問題。比如今天的工作、明天的工作，也就是所謂的逐日的計劃。有許多人抱怨工作太多、太雜、太亂，實際上是由於許多人不善於制定日程表。他們不善於安排好日常的工作，連最沒意義的事也抓住不放，人為地製造忙亂，不但談不上工作條理化，連自己也被壓得喘不過氣來。著名作家雨果說過：「有些人每天早上預訂好一天的工作，然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃，靠遇事現打主意過日子的人，只有混亂二字。」制定工作日程會因工作性質、本人身體狀況和氣質的不同而不同，應遵守以下原則。
１以重要活動為中心制定一天的工作日程。有些工作是關鍵的或者說是帶戰略意義的重要活動，進行工作時應以這樣的重要工作為中心。
２以當天必須首先要做的那件工作為中心制定一天的工作日程。不可能有這種奇跡，剛開始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天內必須做完、一旦受干擾中斷就不太好辦的工作。
３把有聯繫的工作歸納在一起做。種種瑣事歸納到一起，會使工作有節奏和氣勢。例如，有些信件，可以歸總起來一次寫完；盡量地約好時間，盡可能地集中地依次會見來訪者；必須閱讀的材料，集中到一起很快地過一下目，等等。
４使工作日程與自己的身體狀況、能量的曲線相適應。能量曲線因人而異，一般的人上午精力充沛，因此，要利用這段時間去從事那些最有挑戰性、最富於創造性的工作。而在你精神上、體力上和工作效率都在減退時，換做一些其他工作，或者做一些事先已經安排好了的工作，或者休息一下。
由於人們每天需要幹的事情很多，事情又有輕重、急緩之分，大小之別，難免有時顧此失彼，本來想幹這件事，不知不覺中卻幹起了別的事情，所以在有了工作日程表以後，最好隨身攜帶筆記本和備忘錄用紙，這樣你不但明確了當天的工作，也明確了此時此刻應該做什麼工作。
除隨身攜帶筆記本外，使用卡片也是一個好辦法。可以把卡片放在衣袋裡、辦公桌上、家裡的寫字檯、飯桌上、電話機旁、床邊和廁所等必不可少的地方，時時提醒自己。
在工作中，有時突然頭腦中冒出一個新穎的想法，或者想起了什麼必須幹的事。如果這些想法與目前正在做的事有關聯，那可以照著去做。如果它並不是要立即去做，今後做著更合適，那就把它記在備忘錄上；對那些有意義的設想，可以利用星期天、節假日仔細研究，並加以歸納整理，這樣，本來不太明確的事也明確了，你的工作和應辦的事就更有條理了。
進行合理的組織工作
工作目的、工作任務明確後，能不能很好地實現，就在於進行合理的組織工作。西方一位管理者深有體會地說：「總經理的最大困難之一是組織自己的時間。」
組織工作首先要做好選擇、區分的工作，剔除那些完全沒有什麼價值或者只有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值但由別人干更合適的工作，最後再剔除那些你認為以後再干也不要緊的工作。
對於那些必須目前就干的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有如下幾條，既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合作用。
綜合
即在同一時間內綜合進行多項工作。我們說，辦事要有順序，並不是說同一時間內只能辦一件事，而是運用系統論、運籌學等原理，可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中，把工作單方向一件一件依次進行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個一個地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項工作綜合起來統一安排，效率就會大大提高。
結合
即把若干步驟結合起來，例如，有兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯繫，實質上又是服務於同一目的的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。
重新排列
即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時採取什麼樣的順序最合理，要善於打破自然的時間順序，採取電影導演的「分切」、「組合」式手法，重新進行排列。例如，一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那麼就應該把休息時間提前，從床上移到其他地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，可保證晚上精力充沛。假如你是一個業餘作者，白天不容你靜下來構思作品，晚上又難以入睡，不妨在此時讓思緒遨遊一番。
變更
即改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是「分析改善方式」，即對現行的手段方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題，即找出那些不合理和無效的部分，加以改進，使之與實現目標要求相適應。一種是「獨創改善方式」，即不受現行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎上，提出實現目的的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
穿插
盡可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調查研究，等等。
代替
即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每週出訪的改為隔週一次，在不出訪的那一周裡，可用電話來代替出訪。
標準化
即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問，事先可準備好標準答覆。
工作要懂化繁為簡
最容易不過的是忙碌，最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡，善於把複雜的事物簡明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。工作中，我們經常看到有的人善於把複雜的事物簡明化，辦事又快又好，效率高；而有的人卻把簡單的事情複雜化，迷惑於複雜紛繁的現象，使複雜的事物越複雜，結果只能陷在屋裡走不出來，工作忙亂被動，辦事效率極低。這兩種類型的人其工作水平、效率之高與低，就在於會不會運用化繁為簡的工作方法和藝術。
美中貿易全國委員會主席唐納德·伯納姆在《提高生產率》一書中講到提高效率的「三原則」，即為了提高效率，每做一件事情時，應該先問三個「能不能」，即能不能取消它？能不能把它與別的事情合併起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？根據這個啟示，我們在檢查分析每項工作時，首先問一問以下六個問題。
１為什麼這個工作是需要的？是根據習慣而做的嗎？可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢？
２這件工作的關鍵是什麼？做了這件工作之後會出現什麼過去沒有的新效果？
３如果必須幹這件工作，那麼應該在哪裡干？既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成，還用得著待在辦公桌旁冥思苦想嗎？
４什麼時候幹這件工作好呢？是否考慮到放在效率高的寶貴時間裡干最重要的工作？是否為了能「著手進行」重要工作，用了整天的時間去使工作「條理化」，結果把時間用完了，而所料理的只不過是些支離破碎的事情？
５誰幹這件工作好呢？是自己干還是安排別人去幹？
６這件工作的最好做法是什麼？是應抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果，還是應採取最佳方法而提高效率？
然後在對每一項工作分析檢查之後，再採取如下步驟。
１省去不必要的工作。
２使工作順序合理，幹起來得心應手。
３兩件或兩件以上的工作能夠合併起來做的就聯繫起來做。
４盡可能使雜七雜八的事務性工作簡單化。
５預先訂好下一項工作的程序。增強工作預見性，走一步，看兩步，想三步，提高決策的效率和準備性，減少決策過程的時間並使決策無誤。
無論在工作中，還是在生活裡，為了提高辦事效率，就必須下決心放棄不必要的或者不太重要的部分，用簡便的活動代替那些費時費力的活動。如有的人盡量減少頭腦的儲存負擔，以提高頭腦的處理功能；有效地研究篩選讀書的人，能把書籍區分為必讀的書、可讀可不讀的書和不必讀的書，做到多讀必讀書，以增加得益。有的人在生活中還採取擺設不求齊全，以減少整理的時間；穿戴不過分講究，以減少換洗保存時間；吃喝買到家裡能直接下鍋的，以減少烹調時間，等等。
有序原則是時間管理的重要原則。一位著名科學家說：「無頭緒地、盲目地工作，往往效率很低。正確地組織安排自己的活動，首先就意味著準確地計算和支配時間。雖然客觀條件使我難以這樣做到，但我仍然盡力堅持按計劃利用自己的時間，每分鐘地計算著自己的時間，並經常分析工作計劃未按時完成的原因，就此採取相應的改進措施；通常我在晚上定出翌日的計劃，定出一周或更長時間的計劃；即使在不從事科學工作的時候，我也非常珍視一點一滴的時間。」
應該經常記住：明確自己的工作是什麼，並使工作組織化、條理化、簡明化，就能最有效地利用時間。
拒絕拖延才能強化效率
富蘭克林說：「把握今日等於擁有兩倍的明日。」今天該做的事拖延到明天，然而明天也無法做好的人，佔了大約一半以上。應該今日事今日畢，否則可能無法做大事，也不太可能成功。所以應該經常抱著「必須把握今日去做完它，一點也不可懶惰」的想法去努力才行。歌德說：「把握住現在的瞬間，把你想要完成的事物或理想，從現在開始做起。只有勇敢的人身上才會賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當中，你的心態就會越來越成熟。能夠有開始的話，那麼，不久之後你的工作就可以順利完成了。」
有些人在要開始工作時會產生不高興的情緒，如果能把不高興的心情壓抑下來，心態就會愈來愈成熟。而當情況好轉時，就會認真地去做，這時候就已經沒有什麼好怕的了，而工作完成的日子也就會愈來愈近。總之一句話，必須現在就馬上開始去工作才是最好的方法。
雖然只是一天的時光，也不可白白浪費。曾有一位打工者在年尾受到老闆忠告說：「希望明年開始，你能好好認真地做下去。」可是那位打工仔卻回答說：「不！我要從今天開始就好好地認真工作。」雖然告訴你明年，其實就是要你現在開始的意思。不從今天而從明天才開始，好像也不錯，然而還是要有「就從今天開始」的精神才是最重要的。
凡事都留待明天處理的態度就是拖延，這不但是阻礙進步的惡習，也會加深生活的壓力。對某些人而言，拖延是一種心病，它使人生充滿了挫折、不滿與失落感。
雖然大多數人拖延的主要原因只有一個，如害怕失敗，但是喜歡拖延的人總是有許多借口：工作太無聊、太辛苦、工作環境不好、老闆腦筋有問題、完成期限太緊，等等。
所以，從現在起就下定決心、洗心革面。拿支筆來，將底下對你最有用的建議畫條線，並且把這些建議寫到另一張紙上，再將它放在你觸目可及的地方，如此可有助你完成改革行動。
列出你立即可做的事
從最簡單、用很少的時間就可完成的事開始。
持續五分鐘的熱度
要求自己針對已經拖延的事項不間斷地做五分鐘：把鬧鐘設定每五分鐘響一次；然後，著手利用這五分鐘；時間到時，停下來休息一下。休息時，可以做個深呼吸，喝口咖啡。之後，欣賞一下自己這五分鐘的成績。接下來重複這個過程，直到你不需要鬧鐘為止。
運用切香腸的技巧
所謂切香腸的技巧，就是不要一次吃完整條香腸，最好是把它切成小片，小口小口地慢慢品嚐。
同樣的道理也可以適用在你的工作上：先把工作分成幾個小部分，分別詳列在紙上，然後把每一部分再細分為幾個步驟，使得每一個步驟都可在一個工作日之內完成。
每次開始一個新的步驟時，不到完成，絕不離開工作區域。如果一定要中斷的話，最好是在工作告一個段落時，使得工作容易銜接。
不論你是完成一個步驟，或暫時中斷工作，記住要為已完成的工作給自己一些獎勵。
把工作的情況告訴別人
讓關心這份工作的人知道你的進度和預定完成的期限。注意「預定」這個詞彙，你要避免用類似「打算」、「希望」和「應該」等字眼來說明你的進度。這些字眼表示，就算你失敗了，也不要別人為你沮喪。告訴別人的同時，除了會讓你更能感受到期限的壓力外，還能讓你有聽聽別人看法的機會。
在行事歷上記下所有的工作日期
把開始日期、預定完成日期，還有其間各階段的完成期限記下來。不要忘了切香腸的原則：分成小步驟來完成。一方面能減輕壓力，另一方面還能保留推動你前進的適當壓力。
保持清醒