你首先要搞清楚哪些是急需處理的事項，辦法之一是為你所要做的事情規定一個數量，當數量一個個地減少的時候，你就會找到哪件事情是相對重要的，哪些是次要的。還有一個辦法，是制訂一張短期計劃表和一張長期優先事項表，在最重要的事情上作出標記，加星號或者標上1、2、3。
現在，你已經知道了事情的重要程度，下面你可以採取行動了。需要強調的是，我們開展行動的依據並不是事情的緊迫感，而應該是它的優先程度。變被動為主動的做法才能讓你取得成功。那麼，怎樣確定事情的優先程度，更好地開展工作呢？下面是兩點建議：
（1）每天開始工作前，都要有一張先後表著名的伯利恆鋼鐵公司總裁查爾斯·舒瓦普曾一度為公司的業績煩惱，一天，他幸運地會見了效率專家艾維利。艾維利稱他可以幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。雖然舒瓦普在管理公司上並不缺乏經驗和頭腦，但他的公司的確不是很讓人滿意。
他說：「應該做什麼，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃，我聽你的，在合理範圍之內價錢由你定。」
艾維利解釋說，他只需要給舒瓦普一樣東西，鋼鐵公司的業績至少會提高50%。結果他遞給舒瓦普一張空白紙，並且告訴他：「在這張紙上寫下你明天要做的六件最重要的事。」待舒瓦普寫完他又說：「現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。」舒瓦普花了大約5分鐘來完成這一步。艾維利接著說：「現在把這張紙放進口袋吧。明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項，不要看其他的，只看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你只做完第五件事，那不要緊。你總是做著最重要的事情。」
他又說：「每一天都要這樣做，當你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。」
這次的會見時間總共也不過半個鐘頭。幾個星期後，艾維利收到了一張3.5萬元的支票以及一封舒瓦普的來信。舒瓦普說與艾維利對話的那半小時是他一生中最有價值的一堂課，並且價值不菲。五年後，舒瓦普的鋼鐵廠成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，當然艾維利的建議至關重要，他給舒瓦普帶來的財富達一億美元。
多數人做事情，並不是按重要性去辦的，他們寧可去做那些簡單而令人省心的事，也不想勞心費力地去做那些實際上很重要的事。但是他們並不知道，按重要性辦事情是最好的利用時間的方式。你可以去嘗試一個月，我想效果是讓人興奮而驚訝的。那時候也許別人會發問：「你怎麼會有那麼充足的時間和精力？」而你可以微笑著說：「我只是把時間和精力放在了最需要的事情上。」（2）明確了先後的順序以後，要有一個進度表成功者都富有長遠打算，你不僅要把每天的時間安排好，把每週、每月，甚至一年的事情計劃好也是十分必要的。當你看到未來的某個圖像，你的方向感會更加清晰，這有助於你更快地達到目的。在每個月的第一天，看一下日曆和你的任務安排，將任務填入到對應的日期中，這就是你的進度表。這樣你就能督促自己有計劃地處理工作，不會過於慌張也不會延期完成，當然更不會漏掉工作。
3.寫出你的目標
如果要確定一件事情是否需要優先去做，你需要問自己這樣一個問題：「它是否對我達成人生的目標起到重要作用？」目標會幫助你更好地區分出什麼該做，什麼不該做，從而更加有效地利用時間和精力。旅館大王康拉德·希爾頓就十分重視目標的作用，並且將他的成功歸於目標所產生的魔力。
1929年經濟大蕭條時期，希爾頓的生意受到嚴重影響。人們很少去旅行，更不會住進他在20年代收購的那些旅館。到了1931年，他的債主威脅要撤銷抵押權。不但他的洗衣店被典當，他甚至還被迫向門房借錢以餬口。在這潦倒之際，希爾頓偶然看到了沃爾多夫飯店的照片：6個廚房、200名廚師、500位服務生、2000間房間，還有附屬私人醫院與位於地下室旁的私人鐵路。他將這張照片剪下來，並在上面寫上「世界之最」。
希爾頓在事後形容自己的1931年：「那段迷失而混亂的日子真是連想都不敢想。」但那張沃爾多夫飯店的照片自此就保存在他的皮夾裡，一直激勵著他努力奮鬥。當他再度擁有自己的書桌後，他便將照片壓在書桌的玻璃板下，隨時看著它。在事業漸有起色而且買了新的大桌子後，他仍把那張珍貴的照片放在玻璃板下面。
18年後，1949年的10月，希爾頓買下了沃爾多夫飯店。那張照片使得希爾頓的夢想有了雛形，讓他有一個可以全力以赴的目標。那張照片就像是一張提示卡，如同格利布朗放在桌上的雜誌一樣，不斷地激勵他們向自己的目標邁進。
佐治亞科技大學黃夾克隊的常駐運動總監荷馬·賴斯，也是一個因目標而成功的人。由於賴斯卓越的成就，美國全國大學運動協會以他的名字設立了一個獎項，這個榮譽將頒發給年度最優秀的運動總監。賴斯為何能有如此大的影響力？他的成就也是在目標的激勵下一步步達成的。
賴斯的教練生涯開始於肯塔基的一個鄉下中學，後來到了一個較大的中學，也就是在這兒，他創造了人生的奇跡。關於他的成就，很簡單地說：101勝、9負、7平，7季全勝，50場連勝以及連續5年的冠軍。取得這些成績後，他進一步成為大學教練、專業教練和大學的運動總監。
我們來看一下賴斯做到這些不同常人的秘密。事實上，他的成功得益於他找到了清楚明確的目標，並且下決心完成。年輕時候的賴斯讀過很多個人成功方面的書籍，他發現這些書的作者給讀者提了一個相同的建議，那就是寫下你的目標，也就是你希望完成的事、你的渴望和夢想。於是賴斯饒有興致地嘗試了此方法。他不但寫出了自己的目標，還制訂出可行計劃，並且標注上具體的達成日期。他發現這種做法非常卓有成效，他的目標總是在不知不覺中一步步完成，而他只不過是每天按照計劃表行事而已。之後他讓他的隊員們也用這種辦法達成目標，並且一直熱衷於此。
在一次演講上，他向同學們展示了一些小卡片，他告訴大家：「上面都是我的目標，一張一個，我都隨身帶著。當我等待登機時，就會將卡片拿出來溫習，而且真正的樂趣在於實現這些目標。」並說：「有耐心，放輕鬆，保持信心，該是你的，自然跑不掉。」他一直認為目標必須是清楚明確、可執行的，並且每天把自己的想法大聲念兩遍，這會讓目標融入你的潛意識，你會在行動中充滿激情。
4.製作一份可行的待辦計劃表，並且身體力行
（1）不要考驗自己的記性在你每晚睡前寫下第二天要做的事情，這是很聰明的辦法。因為你的腦子可以不用辛苦地提醒自己「別忘了，別忘了……」，你會睡得更踏實些。另一方面，這有助於你利用潛意識去完成事情。
如果你覺得一項工作不值得你去做這樣的記錄，那它多半是不值得我們真正去做的。人腦是一個妙用巨大的機器，它能在你寫下問題的時候就開始後台運行，也就是說你會在不知不覺中開始思考問題。潛意識的作用可以大到讓你難以想像。當你記下一件工作的時候，便是對自己許下了一個承諾，你不能失信，那麼你的意識會時刻提醒你去完成它。
因為你的腦子不應該僅僅是記住問題，它應該有時間去解決問題。（2）計劃表應該簡單明瞭確保你的待辦事項盡可能地出現在同一個計劃表上，而不是七零八落地塗鴉在紙片上。因為當你這樣做的時候，你很可能因計劃瑣碎不統一而遺漏掉很多的事情。
記得去檢查這些事項的進度，它們可以在你的隨身手冊裡，或者你的電腦中。重要的是你可以隨時看到它，並且去更新。當然，即時貼和字條在必要的時候也能很好地提醒到你。但是一定要清楚它們並非主要的，不然的話你就太愚蠢了。
還有一個小的細節，最好把這些事項安排計劃存一個備份，假使不小心弄丟了，也不會給你帶來麻煩。雖然是很簡單的一個動作，卻對你大有幫助。（3）定期檢查計劃表每天早晨起床後的第一件事，就是查看頭一天晚上制訂好的計劃表，確定你所要做的事情都在計劃表上，並且養成每天固定檢查的習慣。這樣的話，你就不會因為忘記了任務而影響進度。
在福布斯二世的書桌上，一直有一張紙用來記錄他的重要事項，而這張紙就相當於他的自我管理系統。他說：「每當我覺得進退兩難時，我就會看看這張紙，確定使我動彈不得的事是否真的值得讓我為難。」他的記錄事項裡通常包括電話、信件以及專欄文章。他總是說：「如果你沒有一個固定的記事本記錄你想做的事，事情永遠都無法完成。」
這個技巧同樣可以用在管理其他事情上。當你給員工分配任務的時候，你應該督促他們將這些任務列在計劃表上，這樣一來，他們就不會把你所交代的工作遺漏。而且在每次召開會議的時候，請他們和計劃表一同出現在會議桌上，這樣可以很清楚地知道他們的工作進展如何。
「可靠」是你在工作中必須具備的品質。主管總是指派別人去工作，這樣他就能集中精力去做其他的事情。但是你也看到了，一個令主管放心的人並不很好找。人們似乎總喜歡忘記那些自己不想做的事，有些人並沒有很強的自我約束能力。（4）限制計劃表上的項目計劃表一定要有可行性，很關鍵的一點是不能過於繁瑣和面面俱到，當然這實際上也是不可能的。計劃表的範圍可以很廣，因為我們確實和很多事情存在聯繫，但是它不應該成為一本百科全書，那樣你只會力不從心。
也許你並不用費盡心思地去尋找成功的訣竅，玫琳凱化妝品公司的創始人玫琳凱·艾施的成功緣於聽到了一個故事。查爾斯·舒瓦普是美國鋼鐵公司總裁，他曾在企業顧問艾維利的幫助下成功地提高了公司的效益。艾維利在舒瓦普的允許下，和鋼鐵公司的每一位主管一一面談了幾分鐘，之後這些主管們的表現無一例外地更加優秀，他們做事情更加專注，工作效率明顯提高。
幾個月後，他們給公司帶來的生產力的提高更是驚人。而這些僅僅是因為他們擁有了一張紙，而這紙上記錄的正是他們每天必須要做的六件事。艾維利也因此收到了一張3.5萬美元的支票。
玫琳凱講道：「當我聽到這個故事後心想，如果這個方法對舒瓦普而言值3.5萬美元，對我也會有同樣的價值。」於是她開始每天寫下六件事，這是她今天沒有完成或者明天必須要做的事，並且鼓勵業務員們採取同樣的做法。現在玫琳凱公司已經擁有20多萬員工，他們每個人都配有統一的小便條本，便條紙上寫著一句話：我明天必須做的六件重要事項。
（5）在計劃項目旁，注上日期與時間並不是列好項目計劃就大功告成了，計劃的目的在於得到實施。你只有下定決心去完成每一件事，計劃表才能真正起到作用。而為每項工作制定好具體時間會幫你更快地下定決心。
你所制定的時間應盡可能細化，除了會議記錄和接待訪客，一些佔用你時間的重要工作都要有一個明確的記錄。如果你發現自己的工作日記上有很多空餘，而你卻又始終感覺忙碌，這時候就有問題出現了。
你的工作日記應該包括會議、訪客以及其他重要工作，它們都應該被你記錄下來，並且安排好時間。你只有事先安排好每一件事，才能在做的時候比較圓滿地完成。（6）製作長期的計劃表在全國性的業務員會議中，一位首席業務員被問到他的銷售策略有什麼不同於別人的地方，而他的回答只是一張「每月日程表」，他解釋說：「你必須清楚下一個月將去拜訪哪些客戶，並且提前做好準備工作。」
還有一些人的計劃更加長遠，他們甚至已經預計好一年內該幹的事。《薪水階級》主編黛博拉·沙藍，一直以月和年為制訂計劃的期限。她每月的前兩周被用來寫評論，除非有非常重要的活動，否則她不會接受演講等任何邀約。如果另有什麼安排，她會隨身攜帶筆記本電腦，以便利用多餘的時間進行原計劃，保證其他工作不受影響。她的後兩周被計劃從事其他活動，比如演講、回覆信函、公關聯絡，當然還要留出幾天來作下一步的計劃。她對未來一年都有一個明確的規劃，比如寫書、開研討會，都會定下具體的時間段，餘下的時間她可以盡情嘗試新鮮事物帶來的刺激。