如果你珍愛永恆,就應該很好地利用時間。昨日不能再回來;明天也不一定有保證;只有今天才是屬於你的。
一生時間的規劃
每個人都應該規劃好自己的時間,把自己的未來明確起來。有兩樣很好的工具,可以用來幫助你做長期規劃。第一樣是計劃板,你可以把它掛在牆壁的空白處,或就放在書桌上。計劃板可以在工藝品店、文具店或書局買到現成的,也可以依照本節中樣表格式自行製作。
一 二 三 四 五 六 日
月 18 19 20社團活動 21 22籃球比賽 23 24
25實驗課 26 27 28 1 2 3
4 5 6 7 8上午與B.A.D會面 9 10
11報告會 12 13物理第三章 14 15 16 17與朋友度週末
18 19 20物理第四章 21 22 23 24
計劃板有什麼功用呢?你可以看出來,它基本上只是日行事歷的變化,它們豎了起來——月份在左側由上而下,計劃內容則在上方,為橫向,你可以依個人喜好改變方向(大多現成表都是這個格式)。
在你用這個表之前,針對每一項計劃,有一個重要的準備步驟必須先完成:你必須把任何一項工作細分成容易處理的部分。譬如,要撰寫一分有關柏拉圖的外語作文,可以將其細分成:
1、決定作文題目
2、圖書館找初步資料
3、擬定文章大綱
4、到圖書館找詳細資料
5、寫詳細大綱
6、初稿
7、復稿
8、檢查字母和校對
9、請別人再校對
10、完稿打字
11、再校對
12、繳交
計劃:柏拉圖期末作文 複習/考試時間
決定題目(1小時) 複習上個月曆史筆記
到圖書館初步找資料擬定大綱 複習上個月英文筆記
到圖書館找詳細資料 複習上個月科學筆記
到圖書館找詳細資料 複習上個月數學筆記
到圖書館找詳細資料 複習上個月曆史筆記
寫詳細大綱 複習上個月英文筆記
初稿,再找資料 複習上個月科學筆記
複習上個月數學筆記
復稿、書寫檢查、校對 複習上個月曆史筆記
他人校對 複習上個月英文筆記
完稿打字及校對 複習上個月科學筆記
複習上個月數學筆記
第三個月末 第三個月末
在每一件事情後面,我們列出預估需花在上面的時間。需要時間愈長的計劃,愈容易造成拖延,甚至連定出執行步驟,把它安排到日常日行事歷中的工作,也會一拖再拖。如果你發現自己常把長時間計劃留到最後一個星期才做,那麼,先從離現在最久的計劃開始規劃起——期末作文離現在3個月,期中作文離現在3星期。然後,騙騙你自己——把完成時間安排成比實際繳交時間早7天,給自己1個星期的緩衝時間,以備生活中不可避免的意外(試著忘了自己有這樣的計謀,否則你會像一個經常遲到的傢伙,為了怕遲到,故意把手錶調快15分鐘,卻老是記得手錶上剩下的時間還可以再加15分鐘,完全破壞了原先的用意)。
第二樣,是和班上其他學生,以團隊方式進行企業化分工,創造一個虛擬的讀書企業。雖然步驟有所不同,不過你會發現,把一個計劃分割成許多可易於處理的小步驟,與個別訂立安排時間的概念,並沒有不同。
但是因為較後面的時間分配,取決於你在團隊裡被指定了什麼工作,所以我們必須在某些步驟分配的時間上放一個問號。當這個計劃的細節逐漸明朗,各種工作的指定都已完成,那麼你的計劃板也必須加以修訂,以反映細節及每個步驟所需要的時間。
計劃表範例
月份/周次 計劃:學生企業
第1個月 第1周 初次團隊會議:討論所有功課,及可能的產品或服務——每種列三樣,在會議上討論。(1小時)
第2周 決定產品或服務;決定團隊組織及每個次團隊的長期任務
第3周 次團隊規劃及短期工作指定
第4周 各次團隊內之工作項目指定(?)
第2個月 第1周 各次團隊內之工作項目指定(?)
第2周 各次團隊內之工作項目指定(?)
第3周 整合次團隊內之指定工作項目(?)
第4周 全團隊會議,整合全計劃(?)
第3個月 第1周 決定全團隊計劃,撰寫報告初稿(?)
第2周 報告完稿,錄入及校對(?)
第3周 ······
第4周
在你的計劃板中,你還必須納入你準備所有期末考的時間。假如你前面曾跳過去先讀過了第九章,你會瞭解為了應付考試而臨時抱佛腳的學習方法,長期而言對你完全沒有幫助,而短期的效果也不好。因此,你應該採納後面第七章的建議,使每個月複習每一科的上課筆記成為一種習慣,把每個星期天早上定為「複習時間」,而每月安排一個星期天,複習上個月每一科的工作。
實行這個計劃,你會發現,很少有時間用來臨時抱佛腳,或為某一次期末考,而在最後一個星期特別安排讀書時間——頂多只是用幾個小時複習一下,你還有一點不太確定的細節部分。當別人在每一次考試的前一晚蹲在圖書館挑燈夜戰時,你卻可以安安穩穩睡個好覺,隔天再以飽滿的精神、輕鬆的心情和滿懷的信心去應試。此外,這個讀書時間表還有一項附加價值,當時間久了,任何人考你相關的題目,你都還會有很深刻的印象。
在學期中,有任何重要計劃,必須不斷加進去,並根據各步驟實際使用時間修訂其內容。養成這個習慣會使你瞭解將來的計劃如何安排時間,也能保證你經驗愈多,時間的預估就愈準確。
要和計劃板一起使用,首先把計劃板中的所有資料轉到你的學期計劃日行事歷中。然後加入你的星期課程表、工作時間表、家庭慶祝活動、度假、旅遊及其他各種額外活動的時間,一切事情都必須考慮進去,日行事歷的構想是必須涵蓋你所有預定時間的資料,而計劃表則只包含讓你看一眼就能清楚的概要。
把你的計劃板掛在家裡牆上,學期計劃日行事歷則隨身攜帶。一有新的計劃、約會或會議,立刻將其填入你的日行事歷中,然後再把和主要計劃有關的項目寫到計劃板中。
要取代計劃板,只要把計劃板去掉即可。把所有的資料——包括你所有計劃的各個步驟,以及你預計每個步驟所需的時間都放在日行事歷中。要用哪一種方式,由你自己決定。我個人較喜歡兩者並用,原因很簡單:我喜歡能在牆上一瞥就看到完整的學期計劃。我發現要看清楚每件事情之間如何環環相扣,這個方法要比看一打不同的週日行事歷,或甚至三份月日行事歷容易得多。
沒有仔細研究日行事歷,要看清哪一個步驟是屬於哪一個計劃也不容易(用不同顏色或許可以解決此:問題),而計劃板的次序井然,較容易看清這類資訊。
高中生可能會發現只用日行事歷很方便,因為他們不像大學生或研究所學生,會有那麼多長期的計劃。但當你進大學以後,尤其如果你手上的論文、報告、計劃數目比一般人多,你就會發現計劃板是一項很有用的工具。
現在「全圖」——整個學期——已經在你的控制之下了,接下來應該學習的,是可以幫助你安排每天和每週時間的工具。
任何時間管理方法三有效,一定要能持之以恆。在每個星期結束時,自己定一個時間——星期五晚上最為理想——坐下來計劃下個星期的工作。這說不定是整個星期來,你花的最有價值的時間,因為你將在下個星期,甚至更以後的時間,看到它開花結果。
現在我們來制定一份時間規劃表,你一定要按以下步驟認真對待。
1、做一份「待做事情」清單
首先,你要先瞭解你這個星期必須做的每件事情,你可以檢查看看你的計劃板,以及/或者學期計劃日行事歷,在你所有的主要計劃中,有哪些工作是必須在這星期完成的,再加入其它任何必須在這星期做完的事情:從送妹妹生日禮物,到參加每個月的義工會議,到完成可能是剛指定的家庭作業等。
做好清單,你就可以繼續下一個步驟,依工作的重要程度安排順序。
2、安排工作優先順序
當你坐下來開始讀書,沒有任何計劃,你通常是一頭栽進所想到的第一件工作。當然,第一件想到的工作不一定是最重要的。每週工作優先順序表,就是幫助你按工作的重要程度安排其順序。如此一來,即使你沒有足夠時間完成每一件事,至少也可以完成一些最重要的事。首先,問你自己這個問題:「如果我這星期只能做幾件事,我應該選擇哪些並在這些優先順序高的工作上註明「H」。標出最「緊急」的項目之後,接著考慮比較沒那麼重要的事——必要時可以等到下個星期才做的項目。或許有些工作你覺得很重要,但不一定要在這個星期完成,這些項目可能在這星期不需排得那麼重要,但下星期的優先順序可能就會提高了。這些優先順序較低的,註明「L」。
本周工作優先順序
優先
順序 日期 3/28至4/3
解剖學報告
H ——圖書館找資料
M ——擬訂大綱
L ——完成初稿
化學作業
H ——第8章
M ——第9章
M ——考前練習
……
策略要點:如果你發現日復一日,一星期又一星期,你老是把同一件低優先順序的工作拋在一邊,那麼,你應該找個時間暫停下來,重新決定那是不是一件你必須去做的事情。這是一種讓工作或問題「自然消失」的策略。在企業界,有的經理人故意不去面對一些問題,就等著看那些問題會不會在這種良性的忽略下自行解決。這種方法在商業上有效,在學校也可能有效。
所有其他未標注的項目,都是介於重要工作與低優先順序工作之間,再檢查這些項目,如果你確定它們不是「H」或「L」,就註明「M」(表示中等優先)。
有些學生喜歡用3x5的卡片來列工作的優先順序,同樣的,你也應喜歡用它來記筆記——它們很容易翻閱、排順序、抽調。不過,我覺得它們在這裡似乎有點累贅,當然你們還是可以試試看。
3、填入你的每日作息時間