外交代表，又稱外交使節，是一個國家派往其他國家或某國際組織的代表。他代表國家，負責辦理外交事務。外交代表有常駐和臨時兩種。常駐外交代表系指派駐某一特定國家或某一國際組織、並負責同該國或該組織保持經常聯繫的代表；臨時外交代表系指臨時出國負有某種特定任務的代表。
根據國際關係準則，凡獨立的主權國家，都有權派遣外交代表，執行本國的外交使命，為國家利益服務。但這種派遣必須以有關雙方的協議為前提。
常駐一國的外交代表，同時可兼駐兩個國家或幾個國家。但外交代表兼任駐他國大使須事先徵得有關各方同意。
外交代表也可兼任派遣國在任何國際組織中的代表。
一、外交代表的等級
常駐外交代表等級的劃分最初是在85年維也納國際會議上統一的。在這次會議上通過的決定明確把外交代表劃為大使、公使和代辦三級，這就消除了在此之前因外交代表等級劃分不統一而經常發生爭執位次的現象。雖然88年月亞琛會議決定增加駐辦公使一級，置於公使和代辦之間，但是9年《維也納外交關係公約》又取消了駐辦公使，再次恢復為大使、公使和代辦三級。
確定外交代表的等級是建交雙方在同意建立外交關係時需要商定的要點之一。外交代表的等級應是對等的，並且明確見之於建交公報或其他建交文書中。
根據兩國關係的發展和變化，外交關係的等級可以升格和降格，無論是升格或是降格均應由當事國雙方談判達成協議。但建交國因關係惡化召回使節，使館由一位外交官任臨時代辦，主持館務，是不經談判的。
現將大使、公使、代辦三級外交代表分述如下：
特命全權大使，簡稱大使，是最高一級的外交代表，為一國元首向另一國元首派遣的代表。享有完全的外交特權和豁免權和享有比其他兩個等級的外交代表更高的禮遇。在第二次世界大戰以前，只有大國之間才能互派大使，這反映了大小國家的不平等地位。在現代外交實踐中，絕大部分國家均互派大使。
特命全權大使這一名稱中「特命」二字並非一開始就有。據記載，從前常常發生常駐大使和特使爭禮賓次序的現象，特使以自己有特殊使命為由，希望排在常駐大使之前。為此，十七世紀後期，常駐大使的任命國書中開始加上「特命」二字。這樣就使常駐大使和特使在禮賓次序上處於相等地位。
在《維也納外交關係公約》中把教廷大使亦列為和大使同一等級的外交代表。教廷大使是梵蒂岡教皇派出的大使。某些信奉天主教的國家將教廷大使的地位定為高於其他使節，並為外交團的當然團長。但我國和梵蒂岡沒有外交關係，因而我在加入《維也納外交關係公約》時，宣佈對梵蒂岡使節的有關條文予以保留。
根據國際慣例，與大使列為同等地位的外交代表還有高級專員。高級專員是英聯邦各成員國之間互相派遣的外交代表。在以英女王為元首的聯邦國家之間的高級專員由總理向總理派遣，如澳大利亞、斐濟等；英聯邦成員國如本身另有元首，如印度、坦桑尼亞等，高級專員為元首向元首派遣。
特命全權公使，簡稱公使。同樣是一國元首向另一國元首派遣的外交代表，只是其所受禮遇次於大使，但公使所享有的外交特權和豁免權與大使相同。特命全權公使的「特命」二字是倣傚特命全權大使的名稱而來的。
第二次世界大戰以後，任命公使一級外交代表已越來越少，絕大多數國家都把公使升格為大使。我國建國初期曾與北歐一些國家互換公使一級外交使節，後均升格為大使。近年來在大使館內的外交人員中設立公使這一職銜的現象有所增加。但這一級公使與這裡所說的特命全權公使不同，特命全權公使是外交代表中的一個等級。他的任命需經駐在國的同意，代表本國政府行使職務，而大使館內的公使，則是外交代表機關中，在禮賓次序上僅次於大使的一級外交官員，其任命同其他外交官一樣，無需事先徵得駐在國的同意。
此外，列為公使級外交使節的還有教廷公使，其派遣情況與教廷大使相同。
代辦，是由一國外交部長向另一國外交部長派遣的，它是最低一級的外交代表。代辦所受禮遇低於大使、公使，但所享有的外交特權和豁免權與大使、公使相同。
一九五四年以後我國先後與英國、荷蘭根據雙方政府協議，曾互派代辦，其任務是，繼續談判建立外交關係事宜並辦理僑務和商務業務。這是建立正常外交關係前的一種特殊做法。
臨時代辦不同於常任代辦，他是在外交使節（大使、公使、代辦）休假、離職、因故不能視事（如長期住院或死亡）時，臨時代理外交使節主持館務的外交人員。臨時代辦不是外交代表的一個等級。臨時代辦一般由外交代表機關主管政務的外交人員中級別最高者單任，它的委任，一般需外交代表本人以正式照會通知駐在國外交部長或由該外代表機關以普通照會通知駐在國外交部，並同樣的方式周知其他各國駐該國外交代表機關。
如遇臨時代辦本人因故不能主持館務，而需重新任命另一位外交人員為臨時代辦時，對新的代辦的任命，如外交使節本人不能發出通知，有的國家則要求由派遣國外交部長發出通知，方能有效。
如外交使節離職後，外交代表機關在駐在國沒有外交官員時，根據《維也納外交關係公約》規定，派遣國在徵得駐在國同意後，可指派某一職員主持使館的日常行政事務，但由這種非外交人員主持館務的人，不能稱為臨時代辦。
兩國建交後，在首任使節赴任前，被派往駐在國辦理建館事宜的首席外交人員也稱為臨時代辦。由於派遣國尚無外交代表駐在該國，所以得由派遣國外交部長向接受國外交部長發出臨時代辦介紹書，並由使館用普通照會周知其他各國使館。有的國家沒有發介紹書的做法，則由外交部長用電報形式通知對方。
外交人員被任命為臨時代辦均不必事先徵得駐在國的同意。
二、臨時外交代表
特使，是為執行某項臨時的使命而派遣的外交代表。特使通常由國家元首或政府首腦派遣，稱為總統（國王）特使或政府代表。我國派遣的特使一般稱為中華人民共和國特使或稱政府代表。975年我曾派遣一位副總理作為中華人民共和國特使應邀前往尼泊爾，參加尼泊爾國王比蘭德拉#83;比爾#83;比克拉姆#83;沙阿#83;德瓦陛下的加冕典禮。980年我曾派遣政府代表參加津巴布韋獨立慶典。98年月亦曾派一位副委員長為中華人民共和國特使，參加菲律賓總統就職典禮。
常駐的外交代表也可臨時被任命為特使。
特使按其所擔負的使命可分為典禮性的和政治性的兩類。典禮性的，是為參加國慶、元首就職、婚喪等國家大典而委派的；政治性的是為某一特定事項進行交涉和談判條約等而委派的。出席國際會議或傳遞國家領導人的親筆信件等也屬政治性的。
特使的身份通常是由特使證書、正式照會或其他官方文電來確認的。特使證書根據特使的身份及任務的性質，分別由國家元首、政府首腦或外交部長簽署。前往談判和簽訂條約的代表的身份是用全權證書來確立的。我國的全權證書格式如下：
例一：
全權證書
茲委派#25;#25;#25;（職銜）#25;#25;#25;（姓名）為全權代表同#25;#25;#25;國的全權代表談判並簽訂中華人民共和國和#25;#25;#25;國#25;#25;#25;#25;（條約名稱）條約。
中華人民共和國主席（簽字）
中華人民共和國外交部長（簽字）（副署）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
例二：
全權證書
中華人民共和國國務院委派#25;#25;#25;（姓名）為全權代表同#25;#25;#25;國政府的全權代表談判並簽署兩國政府#25;#25;#25;#25;（協定名稱）協定。
例三：
全權證書
中華人民共和國國務院委派#25;#25;#25;（姓名）為中華人民共和國出席#25;#25;#25;#25;（會議名稱）會議代表團團長，#25;#25;#25;、#25;#25;#25;（姓名）為代表，#25;#25;#25;、#25;#25;#25;（姓名）為副代表。
（蓋國務院帶國徽銅印）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
外交部頒發的全權證書，正文內容同上，但要在文後加上「特此證明」字樣，由外長簽署，蓋外交部帶國徽的銅印。
例四：
全權證書
中華人民共和國國務院委派#25;#25;#25;（姓名）為出席#25;#25;#25;#25;（會議名稱）會議的代表。特此證明。
中華人民共和國外交部長（簽名）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
（蓋外交部帶國徽銅印）
特使在其使命完成歸國後，其特使身份即告終止。
有的國家還設無任所大使，亦稱巡迴大使，是外交使節的一種，他不是常駐某國的使節，而是政府中的一種專職，當然也有臨時委派的。無任所大使的任務是代表國家元首與有關國政府商談某一重要問題、遞交國家元首親筆信件或者視察駐外使領館的工作等。
三、外交代表的任命和到任活動
使節的任命根據國際慣例，在正式任命外交代表前，派遣國須向對方提供新任外交代表簡歷，並以口頭或書面方式徵得接受國的同意。接受國應盡快以相應方式（口頭或書面）給予答覆。取得同意後，派遣國政府按國內立法程序予以正式任命並公佈。有的國家須交議會討論通過任命，有的國家則由國家元首直接任命。
接受國政府對新派遣的外交代表一般都予同意，但也有拒絕同意的，這往往是因為該人曾有過極端反對接受國的言行，或曾有過被認為是不宜任使節的經歷。因此派遣國在決定人選時應審慎從事。接受國如果拒絕該人選，可採用友好建議的方式請對方另行任命，也可以拖而不復，無須向派遣國說明不予同意的理由。拒絕該人選從道理上講，並不構成兩國間有糾紛的理由。因為接受國反對的只是某一個人。但實際上，這種拒絕常常會使派遣國感到難堪，因此，為避免引起不必要的不愉快，在徵求同意的過程中，雙方一般都為新提名的外交代表保守秘密。即便在接受國表示同意後，派遣國政府未公開發表任命前，雙方亦須保守秘密。
使節的赴任當新任使節在取得接受國同意並經本國正式任命後，派遣國政府即可為其做赴任前的準備工作。
國書這是派遣國元首為了派遣或召回大使、公使致接受國元首的正式文書。國書，有派遣國書和召回國書兩種。
派遣國書是派遣國元首的信任狀。國書中一般寫明外交代表的任命和等級，表示發展兩國關係的願望以及請求接受國元首對該外交代表所進行的工作給予信任等內容。國書的文字簡練，格式規範化，由派遣國元首親筆簽署，外交部長副署，大使或公使親自呈遞接受國元首。
召回國書，一般由大使或公使在職務終止時向接受國元首遞交，但在實踐中卻往往由繼任者遞交派遣國書時一併遞交。現我國已將召回國書與派遣國書合併為一個國書，由新任使節遞交。其格式如下：
#25;#25;#25;#25;國總統#25;#25;#25;（姓名全稱）閣下
閣下：
為鞏固和發展中華人民共和國和#25;#25;#25;國之間的友好合作關係，我任命#25;#25;#25;先生為中華人民共和國駐國特命全權大使。
我相信#25;#25;#25;先生將盡力完成他所擔負的使命，請你惠予接待，並對他代表中華人民共和國政府所進行的工作給予信任和幫助。
#25;#25;#25;先生業已完成其駐#25;#25;#25;國特命全權大使的使命，現予召回。我願借此機會對他任職期間所受到的接待和幫助表示感謝。
中華人民共和國主席（簽字）
中華人民共和國外交部長（簽字）（副署）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
國字第#25;#25;#25;號
代辦持有介紹書，由派遣國外交部長簽署，向接受國外交部長發出，一般在介紹書中提及召回前任代辦事項，所以無召回書。
英聯邦中以女王為元首的各成員國間互派的高級專員不遞交國書，而是向駐在國總理遞交本國總理簽署的介紹書。
頌詞是新任使節遞交國書時向接受國元首表達的祝願詞，其內容大體為轉達本國元首的問候；向接受國人民和政府致意；對兩國關係以及對接受國在國際舞台上的作用作恰如其分的評價和表達使節本人為發展兩國關係作出努力的願望等。有的國家要求大使在遞交國書時，口頭致頌詞，為此，使節應熟記頌詞，以避免臨場出錯。凡要求致頌詞的國家，元首一般致答詞。目前，不少國家已不要求使節當面致頌詞，僅要求在遞交國書的同時遞交書面頌詞。在這種情況下，接受國元首向使節交書面答詞。我國和一些國家現已取消頌詞，代之以友好的談話。
新任使節在啟程前，往往通過本國外交部禮賓司聯繫，拜會接受國派駐本國的外交使節，接受國使節盡早會見。出於禮貌，新任使節啟程赴任時，接受國使節應前往送行。
新任使節抵達接受國邊境和首都的時間應及時通知接受國外交部。抵達該國首都時，一般由禮賓司長（副司長）迎接；代辦則由較低身份的官員往迎。
呈遞國書使節抵達接受國後，應盡快往見禮賓司長，瞭解遞交國書的禮儀、程序等事宜，並請其約見外交部長。如系代辦（包括新建館的臨時代辦）則應向禮賓司長遞交介紹書副本，並請其約見外交部長，以便遞交代辦介紹書。
使節會見接受國外交部長時，須將其國書副本連同頌詞稿副本（如接受國規定須致頌詞）各一件交給對方。這些文件可附有接受國文字或國際間通用文字（如英、法、阿、俄、西文）的譯本。按國際習慣，一般認為使節遞交國書或國書副本後即開始履行職務，在此之前，一般不參加禮儀活動。在我國，外國使節抵達後即可開始活動，但到任日期以遞交國書之日為準。
使節遞交國書的日期，接受國如無特殊原因而拖延過久，一般被認為是不友好的表示。有的國家習慣在一個時期內集中接受幾個新任使節的國書，則另當別論。
遞交國書的儀式各國不盡相同，有繁有簡，但都十分重視和隆重。某些君主制國家至今仍保留古老的風格，例如在西班牙，新任大使在禮賓司長或王宮典禮官的陪同下，乘坐豪華的古式馬車前往王宮，使館參禮（即參加儀式）的外交官員乘坐汽車尾隨。車隊由身著古裝的宮廷騎士護衛。大使抵達王宮院內，樂隊奏國歌，排列在宮廳兩側手執長矛的武士向大使致禮。大使由宮廷官員引入呈遞國書的大廳。西班牙國王身著禮服站在大廳中央，外交大臣及國王辦公廳文武官員侍立兩旁。當大使行至國王面前時，以莊重的語調說：「我榮幸地向陛下遞交我被任命為#25;#25;#25;國駐西班牙特命全權大使的國書。」隨即將國書遞上，國王接過國書後與大使握手。大使將參禮的其他外交官員逐一向國王介紹。國王與大使在客廳簡短交談後，大使即起身告辭，仍由禮賓司長或宮廷典禮官送至大使官邸。大使略備酒點招待，以資答謝。英國等君主國遞交儀式也大致如此。
我國遞交國書的儀式經歷了一個由繁到簡的過程。現在我國遞交國書的儀式已較簡便，其程序如下：
由外交部禮賓代表乘禮車前往使館迎接大使，並陪同大使乘禮車至呈遞國書地點（目前均在人民大會堂）。禮兵在大門口向大使致敬。大使及其使館參禮人員由禮賓司長（或副司長）引入大廳。
大使向中華人民共和國主席（或副主席）遞交國書。遞交後，大使和使館參禮人員與主席（或副主席）、外交部長（或副部長）等握手併合影留念。接著，大使隨主席（或副主席）至會客室談話。最後由禮賓代表陪送大使乘禮車返回使館。
遞交國書時，大使夫人一般不參加儀式。在遞交國書的儀式中，要注意以下幾個問題：
禮服是使節參加遞交國書儀式時所著的服裝。有些國家，特別是西方國家要求大使以及使館參禮人員身著禮服或民族服裝參加儀式。我國內對此並無特殊要求，對我方參禮人員的服裝也無明文規定。我駐外使節遞交國書時，衣著應尊重駐在國的要求，目前一般可著深色中山服，武官參禮時應著軍裝。
禮車是使節往返遞交國書地點所乘坐的交通工具，由接受國準備。多數國家的禮車為小轎車，車上懸掛接受國國旗或掛派遣國和接受國兩國國旗。也有用馬車作禮車的，這在一些君主制國家尤為常見。還有的國家（如日本國）備有汽車和馬車兩種車輛，供使節選擇。我國的禮車都用轎車。
儀仗隊通常由數十名武裝士兵組成，列在元首府門前，由典禮官或儀仗隊隊長陪同使節檢閱，但也有列隊而不檢閱的。在我國內，僅在人民大會堂入口處兩側設禮兵，向使節行舉手禮。
國歌通常在使節抵達時奏派遣國國歌，使節離開時奏接受國國歌。
酒會有些國家在儀式結束後，由接受國元首或其代表設小型酒會，歡迎使節及其參禮人員。多數國家僅上些飲料對使節到任表示祝賀。
到任拜會和招待會大使、公使在遞交國書或代辦在遞交介紹書後，即可著手向接受國（又稱駐在國）政府官員進行禮節性到任拜會。一般由使節提出拜會名單，駐在國視兩國關係和當地習慣作法予以安排。使節夫人亦可按當地習慣拜會元首夫人和上述官員的夫人、婦女界人士，但範圍較小。使節和使節夫人的拜會通常通過駐在國外交部禮賓司給予安排，我國內亦然。但有些國家允許使館自行聯繫。
對當地的外交團則應以正式照會發出就任通知書，一般只發建交國的外交使節，對未建交國則視兩國關係而定。對外交團禮節性拜會一般先從拜會外交團團長開始，然後拜會建交國使節和友好的未建交國使節。亦有的先拜會友好國家使節，向他們瞭解當地有關情況。按慣例，外交團團長可以不回拜新任使節，但其他接受拜會的使節應適時回拜。按一般做法，新任大使接受公使和代辦的拜會，公使接受代辦的拜會，而可不予回拜。
新任使節可舉行到任招待會，邀請駐在國有關官員和各國使節。有些駐在國官方亦為新任使節舉行招待會或宴會，邀請新任使節夫婦和外交官出席。
四、外交代表職務的終止和離任活動
外交代表的職務有下列情形之一者即為終止：任期屆滿，被本國政府召回另有任用；使節逝世；被駐在國政府宣佈為「不受歡迎的人」；兩國發生戰爭或因其他事件而使外交關係破裂中斷；建交國一方發生政變以及使節被解除職務或使節自願離職等。
正常情況下的離任，使節須以正式照會通知駐在國外交部長以及駐當地有來往的各國外交使節，或用普通照會通知駐在國外交部和駐在地的各國外交代表機關。在照會裡並應告以臨時代辦的姓名；向駐在國元首、政府首腦、有關官員以及平日有交往的使節提出辭行拜會；舉行告別招待會等。
駐在國政府按其習慣做法為離任使節舉行餞行活動，一般包括領導人會見、組織餞行宴會以及授勳等。
各國使節往往由外交團團長出面為其舉行招待會等餞行活動並送銀盤（銀盤上刻有參加人的名字）等紀念品。
使節離任回國時，駐在國外交部一般派禮賓司長（副司長）赴機場（車站）送行。各國使節也酌情為其送行。