一、外交代表機關的形式
外交代表機關是一國派駐另一國的官方代表機構。在達成建交協議後，建交雙方在對方的首都各自設立與外交代表等級相應的外交代表機關。外交代表機關通常分為三級：以大使為館長的稱大使館（以高級專員為館長的稱高級專員公署）；以公使為館長的稱公使館；以代辦為館長的稱代辦處。建交雙方政府有義務對對方建館給予協助與便利
在二次大戰後，國際間還出現過其他一些官方或半官方的代表機關，這種代表機關往往是兩國關係正常化前的一種特殊做法和過渡形式。如中美在兩國關係正常化之前，於973年商定互設聯絡處。根據雙方協議一，聯絡處設有主任、輔助人和官員，主任具有大使銜，輔助人也可具有大使銜。聯絡處不是正式外交代表機關，其主任和其他官員不是外交團成員，不登外交官名冊，但享有外交特權和豁免權。
此外，在正式建立外交關係前還有互設經濟代表團、商務代表團處等做法。例如五十年代我國曾同柬埔寨王國互設經濟代表團，代表團團長所享有的特權與禮遇是根據兩國間的專門協定規定的。又如，我國曾同埃及、秘魯、智利、意大利、奧地利等國互設商務代表處，互派商務代表。
二、外交代表機關的組成
外交代表機關的規模是根據需要與條件確定的。各國對駐本國的外交代表機關的人數，有權加以限制。《維也納外交關係公約》規定：「使館的構**數如無協議，接受國可酌量本國環境與情況及特定使館之需要，要求使館構**數不超過該國認為合理及正常之限度。」
外交代表機關大體由以下幾類人員組成：
第一類為外交人員，即具有外交官身份的人員，有館長（由不同等級的外交使節擔任）、公使、公使銜參贊、參贊、一等秘書、二等秘書、三等秘書、隨員等。經駐在國同意，派遣國可派遣與駐在國有關部門保持聯繫和進行交涉的專業外交人員。如陸、海、空軍武官是代表本國武裝部門並與駐在國武裝部門保持聯繫的外交人員；商務參贊或專員、經濟參贊或專員、財政專員是代表本國對外貿易或財經部門與駐在國相應部門保持事物聯繫的外交人員；文化參贊或專員、新聞專員則是代表本國文化、新聞部門與駐在國相應部門保持聯繫的外交人員。此外還有科技、工業、農業、糧食專員等。
第二類為行政技術人員，即承辦外交代表機關行政及技術事務的人員，有文書、主事、翻譯、打字員、會計等。
第三類為服務人員，即為外交代表機關服務的事務人員，有司機、傳達員、工勤人員等。
第四類為私人僕役，即受使館人員私人僱傭的人員，有清潔工、司機、僕人、保姆等。
上述四類人員中，第一類屬外交官，持有外交護照。他們的配偶、未成年之子和未結婚之女一般亦持有外交護照。第二、第三類人員不是外交官，我國統稱公務人員，持有公務護照。第四類人員一般持普通護照，在公安部門領取證件。也有少數國家的護照不分種類（如英國），僅在護照內註明持照人官銜和身份。
外交代表機關人員中，除館長、武官的人選需徵得駐在國正式同意外，其他人員的任命均無需徵得對方同意，也無需預先通知，駐在國發給入境簽證就是同意的表示。他們的到、離任應通知駐在國外交部，到任後並按規定申請辦理各種身份證件，如外交官證、公務人員證以及登記簽證等。
在有些國家的外交代表機關中，有時會出現由駐在國公民、派遣國的僑民或第三國公民充任外交人員或公務人員的情況。對此，《維也納外交關係公約》也作出相應的規定，即：外交人員原則上應屬派遣國國籍，委派屬駐在國國籍的人任外交官須經駐在國的同意，且此項同意可隨時予以撤消。對第三國公民充當外交官，駐在國可保留同樣的權利。這些人如充任外交人員，只有在執行公務時才享有某些外交特權和豁免權。
外交代表機關內部機構的設置不盡相同，須視派遣國的條件和工作需要而定。一般設有辦公室、政治處、行政處、領事部等。派駐有武官的外交代表機關還設有武官處，但須經雙方協商同意方可設置。不少國家駐外使館還設有商務參贊處、文化處等。我國在不少國家的使館還設經濟參贊處。
有的國家外交代表機關人員少，機構也小，不分設各機構，僅由少數外交人員兼管各方面的業務工作。
根據《維也納外交關係公約》的規定，使館如在本館館址以外另再設立作為使館一部分的辦公處所，需事先徵得駐在國的同意。
三、外交代表機關的主要職能
外交代表機關的主要職能有：.在接受國中代表派遣國；2.代表本國政府同接受國政府進行聯繫和辦理各種交涉，商談兩國關心的國際問題和交涉兩國關係上存在的問題等等；3.在國際法許可的範圍內，保護本國及其僑民和企業在接受國中的利益；4.通過一切合法手段，即通過接受國公開的報刊、出版物、廣播以及同接受國官方機關接觸等途徑瞭解和調查接受國的政治、經濟、軍事等各方面的情況和事態，並向本國政府做出報告；5.促進本國和接受國之間的友好關係和發展兩國間經濟、文化和科學關係等。
此外，外交代表機關除執行外交職務外也可行使領事事務的職能。
四、外交代表機關職能的終止
外交代表機關職能的終止是多種原因造成的。有因兩國斷交的，例如，98年西班牙駐危地馬拉使館被燒燬並造成十人死亡，西班牙政府決定同危地馬拉斷絕外交關係。有因駐在國內部局勢動亂而引起的，例如，979年乍得國內戰亂，局勢動盪，駐乍得的外國使館被迫紛紛撤離。
終止外交代表機關的職能有時由一方提出，並限定對方撤館時間，另一方為了報復，也可隨即採取同樣措施。
有時因派遣國由於財政困難等原因暫時終止館務活動。但這種情況並不影響兩國之間的外交關係。
外交代表機關職能終止後，派遣國可委託友好的第三國代理其在駐在國中的利益，並代辦部分事務，如領事簽證等。