對外文書是對外交往的書信形式，是進行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。各種文書均體現國家的對外方針政策和有關法規，所以起草和發送對外文書是政策性很強的工作。即使是一件純屬禮節性的函件，如果格式與行文不合常規，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內有其他錯誤，則會造成更為嚴重的後果。因此，書寫對外文書要求文字嚴謹、精煉、準確，客套用語合乎慣例，格式要美觀大方，打印要整潔。
收到各類文書要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書往來，收下回復或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態度。因此對外文書處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應以相應的文書進行答覆或復謝。
一、幾種對外文書
（一）照會
照會分正式照會和普通照會兩種。
正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，並用第一人稱寫成。一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，加蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章後再由使節或受權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別還在於它們使用範圍不同。
正式照會用於：重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知。2重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委託代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。3隆重的禮儀表示。如表示慶賀、弔唁等等。4為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。
普通照會用於進行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務、交際往來。由於外交文書日趨簡化，普通照會的使用範圍也越來越廣，政府之間關於重要國際問題的來往，現在也多使用普通照會。
普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會可複印，受文機關可寫「各國駐#25;#25;國外交代表機關」。
（二）對外函件
對外函件（包括外交函件）形式簡便，使用範圍較廣。國家領導人、外交人員以及各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信都可採用這種形式。根據內容情況，凡屬重要者，視為正式函件，凡屬事務性者，視為便函。一般說來，領導人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。
（三）備忘錄
備忘錄是外交代表機關之間使用的一種外交文書，用來說明就某一事件、問題進行交涉時在事實上、立場上、法律方面的細節，或用來重申外交會談中的談話內容。可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中為了對方便於記憶談話的內容或避免誤解，可預先寫成備忘錄面交對方，也可在談話後將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復對方的觀點、意見，如果用照會過於鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。
備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。
面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上「備忘錄」三字。
（四）電報
國家領導人、外交代表，各部門和機構亦常用電報同外國相應人員及單位進行文書往來。電報多用於祝賀、慰問、弔唁及各種事務性聯繫。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，發電人亦應具職銜和全名或機構名稱。
電報可直髮收電人，亦可發有關國家外交部轉或通過駐外使館轉交。
二、對外文書使用的要求
格式使用對外文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。
人稱人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。在正式照會中，一般不用「我們」一詞，普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方亦用第三人稱，不可用「貴方」或「貴館」等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件亦用第三人稱。
另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。
客套用語客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的「#25;#25;#25;向#25;#25;#25;致意」這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非外交機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注意與雙方的身份、關係和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用「順致敬意」或「順致崇高的敬意」；給外交部和大使館的文書則一般用「順致崇高的敬意」。事務性的文書，亦用「順致崇高的敬意」。
致敬語不能自成一頁，應緊跟正文後另起一段。
稱呼文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。（「稱呼」詳見第二章第九節。）
國名文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以後可用簡稱。但有些國家由於情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱。
有些國家由於發生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時注意，不要寫錯。
譯文對外文書一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有「非正式譯文「字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時應注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。
三、我國對外文書格式範例
正式照會例一：代辦介紹信
#25;#25;國外交部長#25;#25;#25;閣下
閣下：
在中華人民共和國駐#25;#25;國特命全權大使赴任之前，我委派中華人民共和國駐#25;#25;國大使館參贊（或#25;等秘書）#25;#25;#25;先生為臨時代辦，辦理建館事宜。
我現在向你介紹#25;#25;#25;先生，請予接待，並對他執行任務給予一切便利。
順致最崇高的敬意。
中華人民共和國外交部長（簽字）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
註：此介紹信需印正副本各一份，正本面交駐在國外交部長，副本面交駐在國外交部禮賓司長。
2正本用帶國徽、帶外交部銜的照會紙印，副本用無國徽、無外交部銜的白照會紙印。
正式照會例二：大使就任通知
（#25;#25;）#25;#25;字第#25;#25;號
#25;#25;國特命全權大使#25;#25;閣下
閣下：
我已於一九#25;#25;年#25;月#25;日向#25;#25;國主席（總統、國王）#25;#25;閣下（陛下）遞交了中華人民共和國主席#25;#25;#25;閣下任命我為中華人民共和國駐#25;#25;國特命全權大使的國書。
我在就任時，誠懇地向閣下表示，我將盡力同你建立良好的聯繫，以加強我們兩國之間的友好關係。
順致最崇高的敬意。
中華人民共和國駐#25;#25;國
特命全權大使（簽字）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
註：第二段措詞可視不同情況作適當的變動。
正式照會例三：轉送電報
（#25;#25;）#25;#25;字第#25;#25;號
#25;#25;國外交部長#25;#25;閣下
閣下：
在#25;#25;#25;共和國成立#25;#25;週年之際，我向您致以熱烈的祝賀，並榮幸地送上中華人民共和國國務院總理#25;#25;閣下致#25;#25;#25;國總理#25;#25;#25;閣下賀電一則，請代為轉交。電報全文如下：
「#25;#25;#25;（首都名稱）
#25;#25;國總理#25;#25;閣下：
#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;。（電文）
中華人民共和國國務院總理#25;#25;#25;
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京」
註：轉送電報的照會，如電報內容在照會文中陳述，則也可略去電報的抬頭與落款。如電報作為附件單印，則一般有抬頭與落款。
普通照會例一：申述態度
（#25;#25;）部#25;字第#25;#25;號
#25;#25;國駐華大使館：
中華人民共和國外交部向#25;#25;國駐華大使館致意，並謹就#25;#25;#25;問題申述如下：
#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;。
順致最崇高的敬意。
（蓋外交部帶國徽銅印）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
普通照會例二：通知協定生效
（#25;#25;）部#25;字第#25;#25;號
#25;#25;國駐華大使館：
中華人民共和國外交部向#25;#25;國駐華大使館致意，並謹通知如下：
中華人民共和國政府對於一九#25;#25;年#25;月#25;日在北京簽訂的中、#25;兩國政府#25;#25;#25;合作協定已履行了手續。鑒於#25;#25;政府已於一九#25;#25;年#25;月#25;日通知中國駐#25;#25;國大使館，#25;#25;國政府批准了該協定，根據協定第#25;條的規定，該協定將自本照會發出之日起正式生效。
順致最崇高的敬意。
（蓋外交部帶國徽銅印）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
普通照會例三：大使臨時離任通知
（#25;#25;）#25;字第#25;號
各國駐#25;#25;外交代表機關：
中華人民共和國駐#25;#25;大使館向各國駐#25;#25;外交代表機關致意，並謹通知如下：
中華人民共和國特命全權大使#25;#25;#25;先生閣下將在#25;月#25;日暫時離開#25;#25;回國休假；在他離任期間，由大使館參贊（#25;等秘書）#25;#25;#25;先生擔任臨時代辦，主持館務。
順致最崇高的敬意。
（蓋使館帶國徽銅印）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
對外函件例一：復訪問日期
#25;#25;#25;（首都名稱）
#25;#25;國政府總理#25;#25;#25;閣下
閣下：
#25;#25;大使#25;#25;#25;先生閣下已經在#25;月#25;日轉交了閣下的來信。閣下建議我去#25;#25;訪問的時間可以定在#25;月#25;日左右。這個時間對我是完全適合的，我完全同意。如果對貴國政府方便的話，我準備從#25;月#25;日起到#25;月#25;日，在#25;#25;進行#25;天訪問。
我熱烈地期待著同閣下會晤和訪問貴國。『
順致最崇高的敬意。
中華人民共和國國務院總理（簽字）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
對外函件例二：弔唁
#25;#25;國駐#25;#25;國特命全權大使#25;#25;閣下
閣下：
驚悉#25;#25;國#25;#25;#25;#25;#25;（職銜）#25;#25;#25;先生不幸逝世。我謹代表大使館全體館員並以我個人名義向你，並通過你向#25;#25;國政府和#25;#25;#25;先生的家屬，表示深切的哀悼。
中華人民共和國駐#25;#25;國
特命全權大使（簽字）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
對外函件例三：通知
#25;字第#25;#25;號
各國駐華外交代表機關：
我局根據我國有關部門的決定，現通知各國駐華外交代表機關如下事項：
#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;。
順致崇高的敬意。
（蓋局印）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
便函例一：應邀
親愛的#25;#25;#25;先生：
承蒙盛情邀請共進晚餐，甚為感謝。您提出的兩個日期，如能定在#25;月#25;日，對我將合適。我期待著同您愉快的見面。
祝您身體健康。
#25;#25;#25;（簽字）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
便函例二：婉拒
親愛的#25;#25;#25;先生：
蒙您邀請我觀看#25;#25;#25;演出，甚為感謝，可惜該晚我已另有約會，不能前往觀看，深為抱歉。
祝您愉快。
#25;#25;#25;（簽字）
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
備忘錄例一：對外表態
#25;#25;#25;總理致#25;#25;國總理#25;#25;#25;的備忘錄
一、中國政府歡迎並且一九#25;#25;年#25;月#25;日至#25;日在#25;#25;舉行的#25;#25;#25;#25;會議為促進中#25;兩國解決#25;#25;問題所作的努力。
二、#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;#25;。
以上兩點只在中#25;雙方官員會晤以前和會晤期間有效，不影響雙方官員會晤中提出的其他建議和作出的最後決定。
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
註：此件是作為照會附件發出的備忘錄。
備忘錄例二：陳述意見
備忘錄
根據#25;#25;國政府關於#25;#25;#25;#25;關於協定的建議，中國政府表示同意進行簽訂該協定的談判。
中國政府的意見，在#25;#25;#25;#25;協定中應包括下列各款：
#25;#25;#25;#25;……
…………
當然上述各款可按雙方願望補充或變更。
請將上述事宜轉達貴國政府。
一九#25;#25;年#25;月#25;日於#25;#25;
註：此件為面交備忘錄。
電報例一：賀電
#25;#25;#25;（首都名稱）
#25;#25;#25;共和國共和國總統#25;#25;閣下：
在#25;#25;#25;共和國獨立#25;#25;週年的時候，我謹向閣下表示祝賀。
祝貴國繁榮昌盛，人民幸福。
中華人民共和國主席#25;#25;#25;
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
電報例二：慰問電
#25;#25;#25;（首都名稱）
#25;#25;共和國總統#25;#25;閣下：
驚悉閣下因車禍負傷，謹向閣下表示誠摯的慰問。
中華人民共和國國務院總理#25;#25;#25;
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
電報例三：祝壽
#25;#25;#25;#25;（首都名稱）
#25;#25;共和國#25;#25;協會主席#25;#25;#25;先生：
在您#25;#25;歲生日的時候，我代表中華全國#25;#25;學會，並以我個人的名義，向您表示衷心的祝賀。
祝您健康長壽。
中華全國#25;#25;學會主席#25;#25;#25;
一九#25;#25;年#25;月#25;日於北京
四、名片
名片一般為0公分長，公分寬的白色卡片。夫人名片規格略小。也有夫婦印同一名片的。外國習慣，姓名印在中間，職務用較小字體印在姓名下面。我國習慣，職務用較小號字體印在名片左上角，姓名印在中間。如同時印中外文，則一面為中文，另一面為外文。外文按國際習慣排印。商業用名片則除姓名、職務，尚印有辦公地點、電話號碼，以及寓所地址等等。單位名片只在中間印機關名稱。
（名片樣式略）
國際上，使用名片比較普遍，主要是作自我介紹之用。
外交場合也可用名片作為簡單的禮節性通信往來，表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、弔唁等等。使用時視不同用意用鉛筆在名片左下角寫上幾個表示一定含義的法文小寫字母。例如，祝賀對方國慶或其他節日，在名片上注上p賀）。也可以在名片上寫上幾個字，或簡短的一句話，如「承蒙祝賀春節，謹致謝意」。在我國內使用也可以寫中文。
五、幾種外文縮寫及其含義
敬賀p
2謹唁p(OURODOLEE)
3謹謝p
4介紹p
（介紹時，介紹名片上寫p面附上被介紹人的名片）
5辭行p
恭賀新年小寫均可）（OURFELIITERLEOUVEL）
7謹贈（不用縮寫，英、法、俄三種文字均寫在姓名上方，中文寫在右下方。）
英文Withtheomplimetsof#25;#25;#25;
法文vesesomplimets