清末人汪康年在他的《汪穰年筆記》記載了這樣一個故事：有一年新到任的無錫縣錢知縣請了一位金師爺幫助他處理審判事務。這位金師爺正當少年，風流倜儻，很快就和惠泉山尼庵裡的一個尼姑要好上了，經常流連忘返。有一次錢知縣遇到一個緊急案子，急需師爺幫忙，可等了3天，金師爺還是不見蹤影。錢知縣在堂上急得團團轉，不由自言自語地埋怨了幾句。又過了幾天，金師爺滿面春風地回到衙門，有個僕人把錢知縣的埋怨話傳給了金師爺，金師爺勃然大怒，抓起硯台狠狠地往地上一摔，打點行李就要走人。錢知縣知道了，趕緊跑來陪不是，再三道歉，可金師爺非走不可。錢知縣只得送出衙門，還拿出一百多兩銀子權作送行。金師爺拿了銀子揚長而去，再到惠泉山尼姑庵盤桓。等到用完了那些銀子，無路可走。幸好那尼姑願意還俗嫁他，拿出私房錢來供他捐了個知縣。金師爺和尼姑成婚後果然官運亨通，轉了幾任，升到鎮江知府，原來的東家錢知縣卻還在鎮江下屬的一個縣當知縣，正因事獲罪。金知府不忘舊情，幫助錢知縣保住了官職。金知府樣樣順心，就是家中妻子常作河東獅吼：「你忘了你的官是怎麼來的嗎？」
從這個故事可以知道，師爺並不是衙門的公職人員，也不是長官僱傭的幫手，幕友來去自由，而長官離了師爺好像就不會作官了。這就是明清（清朝更為典型）時期州縣衙門的一個奇妙現象。
師爺是民間的俗稱，正式的稱呼應該是「幕友」、「幕賓」、「西席」。他們是州縣長官私人聘請的政務、事務顧問，雙方之間的關係是主人和賓客、甚至是學生和先生的關係，雙方地位是平等的。長官要尊稱幕友為「老夫子」，或「先生」；自稱「學生」、「晚生」、「兄弟」。而幕友也無須稱長官「老爺」，一般是稱「東家」、「東翁」、「堂翁」、「太尊」，或以當地紳士的口吻稱呼長官「老公祖」、「老父母」；自稱「晚生」、「學生」。雙方都是平禮相見，不分尊卑高下。有時還是長官取卑下位置。如《切問齋文鈔》裡提到，長官要和幕友一起用餐，等幕友動了筷子長官才能動筷，平時要經常問寒問暖，禮貌周到，討論問題也要尊重幕友意見，不可固執己見。而像上面的故事那樣，幕友對長官倒是常常擺擺架子的。
州縣長官請幕友幫忙佐治的風氣從明朝開始，而到清朝大盛。清朝剛入關不久，就在皇帝頒布的「上諭」中承認各地州縣官「文移招詳，全憑幕友代筆」。後來雍正皇帝頒布《欽頒州縣事宜》中專列「慎延幕友」一條，變相承認州縣長官可以聘請幕友幫助處理政事。清朝號稱「無幕不成衙」，從上到下各衙門都聘請幕友，而州縣事務最雜，幾乎沒有不請幕友的。能力差的州縣官要請十幾個幕友，一般的州縣官請五、六個幕友，至少也要請兩三個。
幕友完全以私人身份應聘，和長官的關係也是私人關係，一般不會出現在公開的場合，就像「入幕之賓」的成語所說的那樣，平時師爺是在內宅裡自己的書房處理各類文件的，並不出頭露面。雖然到了清末有的幕友在衙門外居住，但至少不會隨同長官坐堂審案、或到簽押房辦公。
州縣長官要從自己的收入裡拿出錢財來支付師爺的報酬，這種報酬和教師一樣，叫做「束修」。師爺要「禮聘」，明代小說《醒世姻緣傳》中提到主人公聘請師爺時旁人的忠告：「這做官的幕賓先生，一定也就和那行兵的軍師一樣，凡事都要和他商議，都要替你主持。……該擇一個好日子，寫一個全柬拜帖、下一個全柬請帖，定住那一日請，得設兩席酒兒，當面得送五、六兩聘禮。」
明清時江浙一帶文才薈萃，考科舉出來的官多，落榜者更多，很多的落榜者轉而學習為人佐治的本領。靠著作官同鄉的提攜，他們跟著去上任「佐治」，因而江浙的師爺遍佈天下。其中又以紹興人居多，紹興在明朝以出書吏衙官聞名，後來又轉為當師爺，紹興籍貫的師爺互相介紹，把持各地州縣衙門。清人筆記《三異筆談》就有一個紹興師爺把持雲南的故事。